Der Methodenkasten zu Wissensmanagement ist groß und vielfältig: Er reicht von IT-Werkzeugen über spezifische Wissensmanagement-Methoden wie z. B. die Wissensstafette bis hin zu Maßnahmen der Personalentwicklung, Kreativitätstechniken und vieles mehr. Wie also sich einen Überblick verschaffen?
Für das Kursbuch haben wir uns eine Clusterung entlang unterschiedlicher Aufgabenstellungen oder Use Cases entschieden:
Aber auch die verschiedenen Wissensmanagement-Modelle können als Ordnungsrahmen genutzt werden, um ihren unterschiedlichen Phasen oder Bausteinen usw. Methoden und Werkzeuge zuzuordnen.
Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).
MOOCs
Online eLearning Kurse mit „vielen“ Teilgebern
Soziales Lernen
lernen voneinander im sozialen (online) Netzwerk
Blended Learning (inkl. Learning by doing)
Varianten der Kombination von online Lernen und Präsenzlernen
Serious Games
über Spiele und Simulationen lernen und Wissen weitergeben
Lernkarten
Webinar
Online Seminare zur Weiterbildung über das Internet
Wissensmarktplatz
Wissensaustausch über einen Wissensmarkt auf einem Wissensmarktplatz
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Dazu wird eine kleine Gruppe von 4-12 Personen eingeladen, die alle Erfahrungen in einem ähnlichen Thema gemacht haben. Durch Fragen eines Moderators oder einer Moderatorin werden die Teilnehmenden angeregt, Anekdoten zu erzählen, also kurze Geschichten zu Erlebnissen aus dem persönlichen Organisationsalltag oder auch Anekdoten, die in der Organisation dazu im Umlauf sind. Der:die Moderator:in zeichnet diese auf.
Ablauf
Vorbereitung
Zunächst werden alle Aspekte, die zu einem übergeordneten Thema (definiert i.d.R. der Auftraggeber) einfallen gesammelt, geclustert und gelabelt. Dann werden maximal 3 Cluster, also Themen, für den Anekdotenzirkel ausgewählt, z. B. Betriebsklima, Führungskultur, Belobigungen.
Im nächsten Schritt werden die Teilnehmenden am Anekdotenzirkel identifiziert. Alle sollten möglichst persönliche Erfahrungen zu den gewählten Themen gemacht haben und die Gruppe möglichst divers, jedoch aus derselben Hierarchieebene, zusammengesetzt sein. Dann wird eingeladen, und zwar möglichst motivierend, denn die Teilnahme an einem Anekdotenzirkel ist freiwillig.
Nun werden schon einmal Fragen formuliert, die passend zu den Themen anregen Anekdoten zu erzählen. Es ist empfehlenswert hierbei Begriffe zu verwenden, die in der Organisation bekannt sind. Die Fragen sollen außerdem Emotionen hervorlocken (Anekdoten haben eine starke emotionale Komponente). Wichtig ist, Emotionen sowohl in eine positive als auch eine negative Richtung anzuregen, um beim Anekdotenzirkel keine Richtung vorzugeben. Außerdem sollten die Fragen in einen Kontext, ein Bild, eine kurze Geschichte eingebettet sein: Stell dir vor…
Erzählsequenz
Die Teilnehmenden sollten sich um einen (runden) Tisch gruppieren können, auf dem das Equipment für die Audioaufzeichnung schon bereit steht. Getränke und eine Kleinigkeit zu essen schaffen außerdem eine lockere Atmosphäre.
Der:die Moderator:in begrüßt die Teilnehmenden , erläutert das Ziel, die bis zu 3 Themen für den Anekdotenzirkel und 3 Grundregeln:
– Konzentriere dich auf das Erzählen von Beispielen, persönlichen Erfahrungen, Anekdoten!
– Lass die anderen ihre Anekdoten in Ruhe erzählen!
– Widersprich keiner Anekdote, sondern erzähle einfach deine Version einer Geschichte im Anschluss!
Im Anschluss stellen sich dann zunächst einmal alle vor. Dann geht es mit der ersten anekdotenauslösenden Frage los. Wenn keine:r den Anfang machen möchte, erzählt der:die Moderator:in die erste eigene Anekdote.
Der:die Moderatorin greift möglichst wenig ein, sondern lässt die Gruppe ihren Rhythmus finden – und achtet auf das Funktionieren der Aufzeichnung.
Ein Anekdotenzirkel dauert ungefähr 90 Minuten.
Abschluss
Zum Schluss wählen die Teilnehmenden gemeinsam die 3 Anekdoten aus, die am meisten berührt haben. Diese werden im Anschluss transkribiert und in angemessener Form in die Wissensbasis der Organisation überführt. Der:die Modertor:in erläutert noch, was genau mit den ausgewählten Anekdoten passieren wird.
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Ziel von Journey Mapping ist es, Wissen zu gewinnen durch die Visualisierung von „Reisen“.
Das größte Einsatzgebiet ist sicher Customer Journey Mapping. Damit werden von Unternehmen Kundenreisen unter die Lupe genommen, um Verbesserungspotenzial zu erkennen. Genauso können auch geplante neue Kundenreisen in der Entwicklung veranschaulicht werden (mehr zur Customer Journey). Man externalisiert damit also Wissen über einen Ablauf und kann es im Unternehmen nutzen und weitergeben.
Mit Journey Mapping ist eine sehr anschauliche Visualisierung möglich. Man erhält eine Wissenslandkarte. So werden Überblick und Detail gleichzeitig zugänglich.
Diese Methode kann man für Produkte und Services nutzen. Ein interessantes Beispiel zeigen Hannah McKelvey and Jacqueline L. Frank in ihrem Artikel „Improving Onboarding with Employee Experience Journey Mapping: A Fresh Take on a Traditional UX Technique“. Sie haben neue Mitarbeitende zu ihren Erfahrungen im Einstieg interviewt. Das so externalisierte Wissen wurde dann in Journey Maps übertragen. Damit kann das Onboarding optimiert werden.
Es liegt nahe, Journey Mapping als Methode zur Externalisierung von Wissen auch in andere Bereiche zu übertragen. Zum Beispiel in das Projekt Management. Um die Wissenswertschöpfungskette von Projekten zu verlängern, kann es sich lohnen, Wissen aus Projekten zu verstetigen. Doch welches Wissen für wen? Dies zu erkennen, ermöglicht ein visueller Rückblick. Annette Hexelschneider hat dafür die My Project Journey Map und die Our Journey Map (Download siehe unten) entwickelt. Hier stellt Sie die Methode in einer Live-Sessione des WMOOC vor (Dauer 50:09 min) vor:
Externalisiertes Wissen wird gesammelt, implizites Wissen kann erkannt werden und man kann entscheiden, was für wen noch externalisiert und was für wen verstetigt werden sollte. Dies ist aber nicht der einzige Effekt. Nutzen Projektteilnehmende zuerst die My Project Journey Map, hilft diese Reflexion, den persönlichen Wissenszuwachs zu erkennen und kann zur Selbststärkung führen.
Mögliche Nutzungsvarianten:
Project Journey, Annette Hexelschneider 2020
Bedenkenswert für eine erfolgreiche Nutzung:
eine ermöglichende Kultur, um Wissen zu teilen,
mit einem kleinen Projekt beginnen,
ein SMARTes Ziel für die Nutzung der Methode,
Kriterien für zu verstetigendes Wissen,
Wissen wird dann auch in Handeln überführt.
Nutzt man die Methode öfter, bekommt man als Bonus noch mehr Erkenntnisse, weil man Wissensmuster erkennen und damit weiterlernen kann.
Denkaufgabe: Wie erkennen und „ernten“ Sie Projektwissen und ganz besonders implizites Wissen aus Projekten? Was läuft dabei gut und was noch nicht? Wie könnte Ihnen Journey Mapping helfen?
Quelle:
Hexelschneider, A. (2020) Einfach umfassend Erfahrungswissen sichern mit der Project Journey Map In: projektmagazin (Paywall)
„Wissen erlangen und entwickeln“ umfasst die Methoden, welche das Erwerben von Wissen und die Weiterentwicklung dieses Wissen vor allem durch persönlichen Erfahrungsaustausch und Interaktion der Personen unterstützen.
Unsere (derzeitige) Auswahl an möglichen Werkzeugen und Methoden, um Wissen zu erlangen und zu entwickeln, umfasst:
Kommentare/Hinweise:
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ist ein sehr wichtiges Thema sowohl im persönlichen Wissensmanagement, als auch im organisationalen Kontext. Das
„Cheat Sheet“
ist ein sehr durchdachtes Hilfsmittel, die Bewertung des Wahrheitsgehalts einer Information zu meistern. Allerdings gehört zur richtigen Anwendung ein möglichst gutes Verständnis und Wissen zu Desinformationen und „Fake News“ an sich. Deshalb lohnt es sich, das folgende Video zum Thema zumindest bis zur 34. Minute anzusehen:
Im Video „Desinformation aufdecken und einordnen – der Überblick für Wissensprofis“ schärft Stefan Zillich den Blick für Desinformation und Fake News und stellt neben Beteiligten und Mechanismen das Cheat Sheet Desinformation vor. Mit konkreten Fragen und Methoden kann man Desinformation erkennen und einordnen und letztlich eine aktive und selbstbestimmte Haltung beim Umgang mit Information trainieren. Das Video ist eine Aufzeichnung der entsprechenden Live-Session im WMOOC 2020 (Dauer: 60 min):
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Für ihr Buch „Werkzeugkasten Wissensmanagement“ führt Angelika Mittelmann einen „Semantischen Raum des Wissensmanagements“ ein, auf dessen Basis die verschiedenen Methoden/Werkzeuge des Wissensmanagement eingeordnet werden. Da wir dieses Zugangsweg zur Methodensammlung hilfreich finden und deshalb ebenfalls anbieten, stellen wir hier diesen semantischen Raum kurz vor:
Semantischer Raum – Wissensmanagement
Symbol
Beschreibung
Entität Wissensträger (Wt) sind Menschen, die Wissen und Erfahrungen gesammelt haben, die für andere wertvoll sein können.
Die Entität Organisationen (Or) umschließt Gefüge von Menschen, die gemeinsam ein bestimmtes Ziel verfolgen. Organisationen können Unternehmensteile (inkl. Organisationsstruktur / Organigramm), einzelne Unternehmen oder Unternehmensnetzwerke sein.
Die Entität Beziehungen (Bz) umfasst die sozialen Bindungen und Beziehungen zwischen Menschen. Damit geht es um Relationen zwischen Personen.
Die Entität Relationen (Rl) repräsentiert Zusammenhänge zwischen verschiedenen Entitäten und dient damit der Strukturierung von Wissensgebieten und Wissensobjekten.
Die Entität Prozesse (Pr) beinhaltet alle Abläufe in einem Unternehmen, die die Herstellung von Produkten oder die Erbringung einer Dienstleitung zum Ziel haben. Oft wird diese Entität auch als Geschäftsprozess bezeichnet.
Die Entität Kompetenzen (Ko) umspannt die Fähigkeiten, Fertigkeiten, das Wissen und die Erfahrungen eines Wissensträgers oder einer Organisation. Nicht damit gemeint ist das Zuständigsein einer Person für die Lösung eines Problems.
Die Entität Wissensgebiete (Wg) schließt alle Themen und Begriffe klar unterscheidbarer Fachbereiche ein. Synonym für Wissensgebiete werden die Begriffe Wissensbereich oder Wissensdomäne verwendet.
Die Entität Kategorien (Ka) enthält alle Grundbegriffe eines Wissensgebiets. Diese Grundbegriffe können in ihrer Bedeutung klar voneinander abgegrenzt werden. Sie dienen in weiterer Folge der Beschlagwortung von Wissensobjekten.
Die Entität Wissensobjekte (Wo) inkludiert sowohl die physischen als auch die virtuellen Artefakte, in denen die Wissensträger ihr Wissen und ihre Erfahrungen manifestieren.
Die Entität Orte (Ot) umfasst sowohl physische Orte wie zB Gebäude oder Zimmer als auch virtuelle Orte wie Fileserver oder virtuelle Kommunikationsräume im Internet.
So können Sie sich den Semantischen Raum optisch vorstellen (Darstellung von Angelika Mittelmann, noch mit 9 Entitäten):
Erläuterung (Angelika Mittelmann):
Dreh- und Angelpunkt jeder Wissensmanagementaktivität sind die Wissensträger, die damit im Zentrum bzw. am höchsten Punkt des Semantischen Raums zu finden sind. Wissensträger haben Kompetenzen, führen Prozesse aus und arbeiten in und für Organisationen. Organisationen besitzen ebenso wie Wissensträger Kompetenzen und betreiben Prozesse, um ihren Geschäftszweck zu erfüllen.
Da Beziehungen als Spezialform von Relationen von besonderer Bedeutung für das Wissensmanagement sind, scheinen sie als eigene Entitäten im Semantischen Raum auf. Beziehungen bestehen zwischen Wissensträgern, Relationen zwischen beliebigen Wissensgebieten und Kategorien. Wissensgebiete umfassen Kategorien, die die Kernbegriffe des jeweiligen Wissensgebietes repräsentieren. Für das Wissensgebiet „Wissensmanagement“ können das zB die Kategorien „Wissen “ und „Lernen “ sein.
Wissensgebiete manifestieren sich in Wissensobjekten. In diesen beschreiben die Wissensträger ihr dokumentierbares Wissen. Die Kategorien nutzen sie als Schlüsselwörter für die Beschlagwortung der Wissensobjekte. Sowohl Wissensträger als auch Wissensobjekte befinden sich an physischen oder virtuellen Orten. Wissensträger sind zB in einem bestimmten Gebäude und Raum zu finden und haben sich mit Hilfe ihres Computers in ein virtuelles soziales Netz eingeklinkt. Wissensobjekte können als Bücher oder Zeitschriften u.ä. an einem bestimmten Ort zu finden sein oder als elektronische Artefakte auf einem Fileserver oder in einer Datenbank liegen.
„Wissen dokumentieren, strukturieren und speichern“ umfasst die Methoden und Vorgehensweisen welche die Dokumentation, Speicherung, strukturierte Ablage und das Suchen und Finden von Wissen/Informationen unterstützen.
Unsere (derzeitige) Auswahl an möglichen Werkzeugen und Methoden dazu umfasst:
MikroArtikel
Wissen und dessen Kontext in möglichst knapper Form
Topic Map / Concept Map
Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen in Form eines Netzes
Wiki
einfaches Content-Management-System für Webseiten
Blog
das einfache Nachrichten-Instrument im Inter- und Intranet
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Eine große Bedeutung zur Entwicklung der Wissenskultur in der Organisation haben die „offenen Methoden„.
Diese haben folgende Stärken und Nutzen:
sehr gute Vernetzung und Beteiligung der Mitarbeiter (bzw. Teilnehmer)
Wertschätzung und Möglichkeit der Mitgestaltung
Kommunikation und Begegnung auf Augenhöhe. Alle Teilnehmerinnen sind gleich. Niemand ist „gleicher“.
hohes Innovations- und Ideen- und Kreativitätspotential
hohes Motivationspotential
Oft sprechen sich die Teilnehmer hier mit Vornamen und „Du“ an. Außerdem wird oft der Begriff „Teilgeber“ für die Beteilgten genutzt, um deutlich zu machen, das Jede sowohl Wissens-Geber, als auch Wissens-Nehmer ist und dies völlig gleichberechtigt zu allen anderen Beteiligten.
Dadurch eignen sich offene Methoden „Mitarbeiter zu Freunden zu machen„, zu Freunden sowohl der eigenen Organisation, des Unternehmens oder der Verwaltung, als auch untereinander. Diese Methoden fördern wesentlich eine gute Organisationskultur.
Die Typischen Regeln und Besonderheiten „offener Methoden“ sind:
Augenhöhe, Niemand ist „gleicher“
Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute
Was auch immer geschieht, es ist das Richtige – Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich
Gesetz der zwei Füße – Der Teilnehmer bleibt nur so lange in einer Gruppe, wie er es für sinnvoll erachtet, also solange er etwas lernen und/oder beitragen kann, sonst geht er
Hummeln und Schmetterlinge (basierend auf dem Gesetz der zwei Füße)- „Hummeln“ flattern von Gruppe zu Gruppe und bilden eine Brücke zwischen den Themen durch häufige Gruppenwechsel, die „Schmetterlinge“ flanieren und pausieren, sind einfach da und „sind schön“. (besonders typisch für BarCamp + Open Space)
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Erläuterung (Angelika Mittelmann):