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IT-Tools für Wissensmanagement in Organisation & Privat

Im Modul 1, Woche 2 des WMOOCs gibt es folgende Arbeitsaufgabe:

Teilen Sie Ihre ganz konkreten praktischen Erfahrungen mit den anderen Teilnehmern zu folgenden IT-Tool (IT-System) Fragen:

  1. Welche konkreten IT-Tools setzen Sie für welche Informationen (mit Bezug zum Wissensmanagement/Corporate Learning) in Ihrer Organisation (beruflich) ein?
  2. Welche Vor-und Nachteile, welchen Nutzen empfinden Sie dabei und was ist Ihre persönliche Gesamteinschätzung?
  3. Was wünschen Sie sich für die Zukunft?
  4. Welche IT-Tools (inkl. Mobile-Lösungen) nutzen Sie für sich privat (mit Bezug zum Wissensmanagement / Lernen)?  (Gehen Sie auch hier auf die Fragen 2+3 ein).

Das folgende (konkrete) Beispiel zeigt den interaktiven Wissensausausch über die Foren im MOOC. Mehr (auch zu anderen Fragen) gibt es hier im WMOOC:

— Beispieldiskussion aus dem WMOOC 2020
— Beitrag der Teilnehmerin:

  1. Welche konkreten IT-Tools setzen Sie für welche Informationen (mit Bezug zum Wissensmanagement/Corporate Learning) in Ihrer Organisation (beruflich) ein?
    SAP – für die Buchhaltung, für das Projektcontrolling, für Reisemanagement (Reiseantrag- u. Abrechnung), für Urlaubs-Abwesenheitsmanagement
    + unerlässlich für die internen Abläufe/Prozesse/Abrechnungen
    – sehr schwer anzupassen
    LMS Moodle für die Online-Lehre
    + gute Strukturierung und Repository für die Lehre
    + man kann viele Tools integrieren (Forum, Wiki, Quiz, Prüfungen,…) und im nächsten Semester weiterverwenden
    – starr und behäbig in der täglichen Anwendung
    Firmen Intranet – für die Suche nach internen Informationen
    + man hat wenigstens einen Ausgangspunkt
    – die Informationen selbst liegen mittlerweile ganz woanders (ZIT-Portal, Forschungsportal,…)
    Slack für die Kommunikation in Projekten
    + schnelle Kommunikationsmöglichkeit mit mehreren PartnerInnen
    – für Dokumentenablage nicht geeignet 
    OneDrive für die Ablage von Projektdokumenten
    + auch für externe zugreifbar
    – Zugriff funktioniert nicht immer einwandfrei
    MS Teams für Kommunikation und Datenaustausch (vorallem intern)
    + Videokonferenzen durchführbar
    + Dateien können in den Channels gespeichert werden
    – keine Zentralisierung der Dateien
    – Zugriff von externen ProjektpartnerInnen eingeschränkt möglich
    Diverse WordPress-Websites
    + Dokumentation von Best Practices in der Lehre
    + Projektwebsites mit Blogfunktion
    – keine firmeninterne Lösung
    – externer Helpdesk
    Interne Studienadministrationsdatenbank
    + Administration der Lehrveranstaltungen und der Studierenden und Lehrenden
    – unflexibel, überaltete Prozesse
  2. Welche Vor-und Nachteile, welchen Nutzen empfinden Sie dabei und was ist Ihre persönliche Gesamteinschätzung?
    Ich glaub, ich brauch hier nicht viel zu sagen. Es sind zig verschiedene Lösungen, die teilweise auch selbst erstellt bzw. administriert werden müssen. Nächstes Jahr im Herbst soll eine neue Campus-Software kommen, die einiges zusammenfasst. Hoffen wir das beste…
  3. Was wünschen Sie sich für die Zukunft?
    Vor allem, dass man eine zentrale Anlaufstelle hat, von wo aus man weitergehen kann und nicht zig verschiedene Lösungen und auch Accounts.
  4. Welche IT-Tools (inkl. Mobile-Lösungen) nutzen Sie für sich privat (mit Bezug zum Wissensmanagement / Lernen)?  (Gehen Sie auch hier auf die Fragen 2+3 ein).
    Leider hab ich hier noch keine optimale Lösung, noch nicht einmal einen Ansatz. Lösungen am Handy scheitern an der Eingabe. Hier ist der Laptop einfach komfortabler, aber den hat man leider nicht immer mit. Eine App für den privaten Bereich kann ich jedoch empfehlen: Pinterest – hier kann ich für mich Interessantes in verschiedene Kategorien speichern und es werden automatisch für mich relevante Inhalte angezeigt. Es gibt sehr spannende Inhalte sowohl für den beruflichen, als auch für den privaten Bereich.

— Antwort vom Moderator (mir)

Hallo …,

ganz vielen Dank für Deine große Mühe, es alles so strukturiert aufzuschreiben. Es macht wirklich eines der größten Herrausforderungen der IT nicht nur im Wissensmanagement, sondern insgesamt für die Digitalisierung (wenn gezielte menschliche Eingaben erforderlich sind) deutlich.

Umfangreiche „Portallösungen“ (der „eine Lösung für Alles“- Ansatz) sind meist unflexible „Monolithen“, die teuer in der Einrichtung, Pflege und Weiterentwicklung sind und zudem auch nicht besonders schnell bei neuen Trends und Technologien. Der „Best of Bread“ Ansatz (wobei der Wunsch, den der Begriff suggeriert meist auch mit der Realität wenig zu tun hat), zu dem führt, was Du hier dokumentiert hast: Teilweise dutzende Lösungen, die jeder Mitarbeiter beruflich und privat nutzt, die alle „anders“ funktionieren, die alle unterschiedliche Logins, Zugriffe und Rechte haben. Bei denen die Desktop- und die Smartphone-Bedienung noch deutlich voneinander abweichen.
Cloud  Dienste machen dass noch zusätzlich kompliziert, durch ihr „Feature“, dass jederzeit (auch im ungünstigsten Moment für die Nutzer) die gesamte Bedienoberfläche „modernisiert & verbessert“ werden kann. Also plötzlich – zum Zeitpunkt der wichtigsten Präsentation des Lebens (lt. Murphys Gesetz) – funktioniert alles ganz anders (viel besser – nach 6 Monaten Einarbeitung:-).
Nich einfacher wird das Ganze dadurch, dass es selten eine so genaue Abgrenzung (wie von Dir beschrieben) gibt, in welchem System welche Information gepflegt und weitergegeben wird.
Noch spannender ist es, wenn man sich für eine Lösung entschieden hat und nach 4-10 Jahren diese gegen eine „Bessere“ abgelöst werden soll. Was passiert dann mit dem alten „Wissen/Informationen“? (Oft geht es letztendlich verloren, sobald der Aufwand tranzparent wird, den eine „Übernahme“ bedeutet.)

Es gibt für all diese Herausforderungen ca. seit der Jahrtausendwende (1999/2000) gute Lösungsansätze. „Wettbewerb, Marktwirtschaft, Prioritäten der Anwender und staatliche Sicherheitsinteressen“ sind wohl die Hauptgründe, die diese Lösungen bisher am Markt verhindern. Zumindest „privat“ lässt sich ein Kompromiss finden, der die obigen Aspekte je nach den persönlichen Prioritäten berücksichtigt. Da diese Prioritäten jedoch recht unterschiedlich sind, lässt sich auch hier kein genereller Vorschlag schreiben. Wichtige Fragen sind sicherlich:

  • Wie kann ich die Informationen und das Wissen auch noch in 10-30 Jahren nutzen? (Das betrifft z.B. bei mir durchaus Einiges aus den Jahren 1987 bis heute. Mit 20 war mir das noch nicht so klar 😉
  • Welche Datensicherheit und Privatphäre möchte ich?
  • Möchte ich über Jahrzehnte für Dutzende Lösungen monatlich Gebühren aufbringen, die sich jederzeit beliebig erhöhen können? (Was bedeutet das für meine „Nutzungsergebnisse“, wenn ich diese Gebühren irgendwann nicht aufbringen kann?)
  • Welche Informationen muss/möchte ich warum speichern und in Zukunft nutzen? Wie diszipliniert und genau werde ich dabei (nach meinem Persönlichkeitstyp und Gewohnheiten) realistisch sein?
  • Wie komliziert (und flexibel) möchte ich es gerne bzw. brauche ich es?
  • Ist „KISS“ mein Weg und wieviel „KISS“ muss es sein (keep it simple and stupid)?
  • Generell gilt wohl (zumindest meine Devise inziwschen) – Weniger ist mehr, Einfacher ist besser (insbesondere im privaten Bereich: meine ersten Textdokumente/Tabellenkalkulationen, Datenbanktabellen, Bilder, Videos, und Tondokumente egal ob unter Linux, Mac oder Windows/DOS oder dem „K85/3“ erstellt, kann ich heute noch öffnen und ansehen. => Dokumente in Standardformaten und eine sinnvolle Filesystem-Struktur, sowie eine sinnvolle Namenskonvention bei Dateinamen ist das, was die Jahrzehnte „überlebt“ hat. Wichtig waren auch „Standard-Speichermedien“, die aller 5-7 Jahre an neue Standards (umkopieren) angepasst wurden (von Magnet-Kassetten über Floppy-Disks (Disketten), CDs, DAT-Bänder, DVDs, SD-Karten, Festplatten und heute auch teilweise Cloud-Diensten (und einigen exotischen Formaten, die nur ein paar Jahre „hochkochten“).  Ob das auch für die Zukunft gilt ist natürlich nicht sicher ;-). Ich habe aber auch viele Informationen verloren, durch IT-Systemumstellungen insbesondere in Organisationen, Vereinen und Unternehmen oder weil ich zu euphorisch gegenüner neuen Innovationen war.
  • In Unternehmen, Organisationen, Verwaltungen oder Vereinen kannst Du nicht wählen, sondern muss die häufigen Fehlentwicklungen mitmachen 😉 Aber es ist nach einigen Jahren Erfahrung einfacher, zu erkennen, was wohl nur „eine Phase“ sein wird, die vorbeigeht und sich dann dort weniger hinein zu stürzen und nicht gleich „Early Adopter“ zu werden, wenn die wichtigen Fragen (siehe oben) nicht ausreichend geklärt sind.
Ich hatte z.B. immer gehofft, dass sich ein „open-bc“ mal in ein „open-contact“ entwickelt. Stattdesses ist es XING geworden und verfolgt seit mehr als 10 Jahren eine „Rückwärtsentwicklung“, um genauso schlecht zu sein, wie „linkedIn“ (nur nicht so international). Statt einem „sicheren ICQ“ mit Funktionen wie WA, Telegram, Signal, Threema, Snapchat,ZOOM, Skype, etc. ging die Entwicklung hin zu diesen „proprietären ausgrenzenden Monopolsystemen“ als „soziale Netzwerke u.a.“. Sicherlich kehrt sich dieser Trend wieder um, wenn genügend Menschen die Nase voll haben, sich bei Monopolisten „versklaven“ zu lassen und wieder mehr Lösungen auf der Basis „offener – aber sicherer – Protokolle und Standards“ nutzen. Bis dahin kommt man um die aktuellen, wenig nachhaltigen Lösungen, nicht herum, sondern muss aktuell „ausreichend“ mitmachen ;-).
… das ist jetzt eine recht lange und grundlegende Antwort geworden.
Grüße Dirk
–Ende
PS: Es ist eine Originalübernahme der „Diskussion“ mit all ihrer Spontanität, inkl. Fehlern, Unvollständigkeiten und persönlicher Meinung und „Einzelerfahrung“.