Wir haben in den folgenen vier Unterbereichen die Praxisbeispiele zum Wissensmanagement in Organisationen und zum persönlichen Wissensmanagement unterteilt. Die ausführlicheren Praxis-Beispiele, vorwiegend aus den Live-Sessions des Wissensmanagement-MOOC sind wegen der besseren Übersichtlichkeit hier zugeordnet. Die neuesten Videos werden jeweils oben in jedem Bereich ergänzt (keine Sortierung nach Wertung):
Wie bei vielen Klassifikationen ist es auch hier so, dass diese Aufteilung nicht für jeden Fall optimal ist. Beispiele aus einzelnen Bereichen in Großkonzernen, passen z.B. ebenso für kleine Vereine oder Handwerker, wie Beispiele bei Handwerkern zu Verwaltungen passen könnten.
Ziel ist es, eine Auswahl zu geben, die Anstöße, Beispiele und Hinweise in einer gewissen Vielfalt zur Verfügung stellt, dass es Impulse für das eigenen Wissensmanagement in der eigenen Organisation oder für das eigene persönliche Wissesnmanagement gibt.
Weitere Beispiele sollen in den kommenden Jahren folgen. Gerne können Sie uns Hinweise auf gute Beispiele geben.
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Wir freuen uns über Ergänzungs- oder Änderungsvorschläge. Gerne per eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).
Macht generative KI das persönliche Wissensmanagement 50% produktiver?
mit Simon Dückert, Cogneon
Lernt in einer tollen WMOOC Live-Session praxisnahe Beispiele kennen und erfahrt, wie KI bei typischen Wissensarbeits-Prozessen eingesetzt werden kann. Welche Potentiale hat die generative Künstliche Intelligenz für das persönliche Wissensmanagement? Wie könnt ihr derzeitige aktuelle KI-Technologien wie ChatGPT, Microsoft Copilot und lokale KI-Lösungen wie Llama, Phi, Qwen und Deepseek nutzen, um eure Produktivität als „knowledge worker“ um bis zu 50% zu steigern. (Dauer: 1h 19:18 min)
54:02 min : Besteht die Möglichkeit, veraltete oder falsche Informationen aus dem KI-System zu filtern?
58:00 min : Gibt es eine KI-Empfehlung dafür, PowerPoint-Präsentationen in einen Bericht zu übertragen?
01:04:12 min : Gibt es eine Möglichkeit, durch KI Wissenslandkarten zu erstellen?
01:07:34 min : Wie erstellt man mithilfe von KI einen E-Mail-Faktencheck oder eine Zusammenfassung von Podcasts?
01:16:32 min : Wenn du an deine ersten Schritte zum Thema KI im persönlichen WM zurückdenkst, was würdest du mit deinem heutigen Wissen anders machen?
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Da wir beim WMOOC 2025 den Schwerpunkt „KI im Wissensmanagement“ haben, macht es natürlich Sinn, auch zu einigen Themen hier „die KI“ zu fragen. Zuerst darf ChatGPT selbst Definitionen vorschlagen und dann als Zweites eine Definition bewerten. Bei „generativer KI“ kommt es natürlich sehr auf die Frage (Prompt) an, die man stellt. Also hier zuerst der Prompt an ChatGPT (10.10.2025) :
„Gib mir einige unterschiedliche Definitionen für Wissensmanagement. Mindestens eine sehr kurz, allgemein aber umfassend und mindestens eine Definition ausführlich, wie sie hilfreich für die Mitarbeitenden einer Organisation ist.“
Hier kommt eine Liste von fünf Ergebnissen:
1. Sehr kurze, allgemeine und umfassende Definition
Wissensmanagement ist die systematische Erfassung, Organisation, Nutzung und Weiterentwicklung von Wissen in einer Organisation.
2. Etwas ausführlichere, theoretisch orientierte Definition
Wissensmanagement bezeichnet alle Strategien und Maßnahmen, mit denen Wissen im Unternehmen identifiziert, gewonnen, gespeichert, geteilt und angewendet wird, um die Leistungsfähigkeit und Innovationskraft der Organisation zu erhöhen.
Wissensmanagement bedeutet, sicherzustellen, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf das richtige Wissen zugreifen kann. Es umfasst:
das Teilen von Erfahrungen und Best Practices,
das Dokumentieren von Projektergebnissen und Prozessen,
das Lernen aus Fehlern und Erfolgen sowie
das Schaffen einer Kultur des offenen Austauschs.
Ziel ist es, Doppelarbeit zu vermeiden, Wissen zu bewahren, wenn Personen das Unternehmen verlassen, und gemeinsam bessere Entscheidungen zu treffen.
4. Wissenschaftlich-systematische Definition
Nach Probst, Raub und Romhardt (1999) ist Wissensmanagement der „ganzheitliche, zielgerichtete Prozess des Aufbaus, der Nutzung und der Entwicklung des Wissenspotenzials einer Organisation“, bestehend aus den Bausteinen Wissensidentifikation, -erwerb, -entwicklung, -verteilung, -nutzung, -bewahrung und -bewertung.
5. Inspirierende/Leitbild-Definition
Wissensmanagement ist die Kunst und Praxis, kollektive Erfahrung und Informationen so zu verbinden, dass Menschen klüger handeln und Organisationen lernfähiger werden.
Das kann man sich auch als Tabelle liefern lassen:
Nr.
Definition
Zielgruppe
Schwerpunkt
Nutzen / Mehrwert
1
„Wissensmanagement ist die systematische Erfassung, Organisation, Nutzung und Weiterentwicklung von Wissen in einer Organisation.“
Allgemein, Führung & Mitarbeitende
Kurz, ganzheitlich
Schneller Überblick, betont Kernaufgaben des Wissensmanagements
2
„Wissensmanagement umfasst Strategien und Maßnahmen, mit denen Wissen identifiziert, gewonnen, gespeichert, geteilt und angewendet wird, um die Leistungsfähigkeit und Innovationskraft zu erhöhen.“
Management, Organisationstheorie
Strategische und prozessuale Sicht
Fokus auf Wertschöpfung durch Wissensprozesse
3
„Wissensmanagement bedeutet, sicherzustellen, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf das richtige Wissen zugreifen kann. Es umfasst das Teilen, Dokumentieren, Lernen und eine Kultur des offenen Austauschs.“
Mitarbeitende, Teams
Praktische Umsetzung, Kultur, Zusammenarbeit
Alltagsrelevante Orientierung; fördert Wissensaustausch und Effizienz
4
„Wissensmanagement ist ein ganzheitlicher, zielgerichteter Prozess des Aufbaus, der Nutzung und der Entwicklung des Wissenspotenzials einer Organisation“ (nach Probst et al., 1999).
Wissenschaft, Organisationsentwicklung
Systematischer Ansatz, Prozessmodell
Strukturierte Orientierung an etabliertem Referenzmodell
5
„Wissensmanagement ist die Kunst und Praxis, kollektive Erfahrung und Informationen so zu verbinden, dass Menschen klüger handeln und Organisationen lernfähiger werden.“
Führungskräfte, Change-Agents
Werteorientiert, kulturell
Fördert Lernkultur, Innovationsfähigkeit und Motivation
oder als Bild/Diagramm/Poster „das man in Schulungen oder Workshops einsetzen könnte“ ;-):
KI generierte Tabelle zu Wissensmanagement Definitionen als Bilc (chatGPT 2025-10-10)
und umgekehrt – die Bewertung durch KI
zur Definition: „Wissensmanagement ist der intelligente Umgang mit Wissen.“ (Dirk Liesch)
Prompt (an ChatGPT 10.10.2025): Wie würdest Du die folgende Wissensmanagement-Definition einschätzen, bewerten und kritisieren. Was ist gut, was ist schlecht und was ist Dein Fazit: „Wissensmanagement ist der intelligente Umgang mit Wissen.“
Ergebnis:
Die Definition „Wissensmanagement ist der intelligente Umgang mit Wissen.“ ist auf den ersten Blick elegant und einprägsam – aber sie ist auch sehr verkürzt und interpretationsbedürftig. Hier ist eine detaillierte Einschätzung:
✅ Stärken der Definition
Kürze und Prägnanz – Sie ist leicht zu merken und kommunikativ stark. – Als Schlagwort oder Leitbild („intelligenter Umgang mit Wissen“) funktioniert sie hervorragend, z. B. in Präsentationen, Leitsätzen oder Marketingtexten.
Flexibilität und Offenheit – Die Definition lässt Raum für unterschiedliche Kontexte: Sie kann auf Individuen, Teams oder ganze Organisationen bezogen werden. – „Intelligent“ impliziert Lernen, Anpassung und Effizienz – zentrale Ziele des Wissensmanagements.
Positive Konnotation – Der Begriff „intelligent“ transportiert Modernität, Technologiebezug (z. B. KI, Smart Systems) und Zukunftsorientierung. – Der Satz wirkt motivierend und kann als Vision dienen.
⚠️ Schwächen der Definition
Zu allgemein und unscharf – Sie sagt nicht, was genau „intelligenter Umgang“ bedeutet (z. B. Prozesse, Methoden, Strategien). – Damit ist sie wissenschaftlich und praktisch kaum greifbar. – Man könnte sie auf fast alles anwenden – von Zeitmanagement bis Ressourcenverwaltung.
Fehlende Systematik – Klassische Wissensmanagement-Definitionen (z. B. nach Probst, Nonaka oder Davenport) betonen Prozesse wie Wissensidentifikation, -speicherung, -verteilung und -nutzung. – Diese Dimensionen fehlen hier völlig, was die Definition für den organisatorischen Einsatz zu vage macht.
Unklare Bewertungsbasis – Was ist „intelligent“? Rational? Effizient? Nachhaltig? Innovativ? Ohne Kriterien ist das unbestimmt. – In Organisationen kann das zu Missverständnissen führen: Jede Abteilung versteht etwas anderes unter „intelligentem Umgang“.
💡 Fazit
Die Definition ist prägnant, inspirierend und rhetorisch stark, aber inhaltlich zu unbestimmt, um als tragfähige Arbeitsgrundlage für Wissensmanagement zu dienen.
Sie eignet sich gut als Leitidee oder Motto, z. B. auf einer Einleitungsfolie oder als Vision („Wir wollen Wissen intelligent managen“), aber nicht als operative oder wissenschaftliche Definition.
🔧 Verbesserungsvorschlag:
„Wissensmanagement ist der intelligente und systematische Umgang mit Wissen – das Erkennen, Teilen, Nutzen und Weiterentwickeln von Wissen, um Lernen, Innovation und Leistungsfähigkeit zu fördern.“
So bleibt der „intelligente Umgang“ als Kern erhalten, wird aber durch Struktur und Zielrichtung ergänzt.
Fazit:
Schätzt bitte selber die Ergebnisse ein und bildet euch eure Meinung.
Meine ist:
Es ist schon recht überzeugend wie gut, Stand heute, die Anfragen (Prompts) beantwortet werden (in diesem Beispiel von ChatGPT). Insbesondere die motivierende „Leitbild Definition“ hatte ich bisher so nicht auf dem Schirm. Auch das Tabellenergebnis ist überzeugend. Spannend finde ich auch die unterschiedliche Informationsdichte zwischen der ersten Aufzählung und der Tabellendarstellung, siehe z.B. Definition 4 (die an Probst angelehnte).
Das Bild „für Schulungen und Workshops) ist derzeit noch eher als „Versuch“ zu betrachten, was so noch nicht nutzbar ist und noch deutliche Fehler enthält, aber zumindest einen Vorschlag enthält, wie man so eine Darstellung optisch gestalten könnte.
Die Einschätzung zu meiner „Kurz-Definition“ ist auch recht überzeugend … vielleicht finde ich das auch nur wegen des wertschätzenden Lobs (im positiven Abschnitt). Cool, auf die Idee, dass die Definition auch entsprechend für viele Management-Disziplinen passt, war ich noch gar nicht gekommen, z.B. „Zeitmanagement ist der intelligente Umgang mit Zeit.“ :-).
Was auch diese Antworten deutlich machen ist: Die EINE Definition von Wissensmanagement ist gar nicht sinnvoll. Es geht darum, je nach Ziel/Zielgruppe eine möglichst umfassende (kurze oder lange) Definition zu nutzen, die die richtigen Blickwinkel entsprechend des Zieles setzt.
Es gibt im Wissensmanagement zahlreiche Modelle. Warum ist es auch jenseits einer eher akademisch-theoretischen Beschäftigung mit Wissensmanagement nützlich, sich mit einem oder mehreren Modellen auseinanderzusetzen?
Ein Modell ist ein vereinfachtes Abbild der Realität und kann daher komplexe Sachverhalte (Was ist Wissensmanagement?) deutlich machen.
Es kann dabei helfen, ein gemeinsames Verständnis – im WM-Projektteam, in der Organisation, auf Ebene der Entscheider – herzustellen.
Es kann Orientierung bieten (klare Struktur o.ä.).
Es kann dabei helfen, sich auf Wesentliches zu konzentrieren, z. B. in der Entwicklung eines WM-Konzepts.
Es kann konkret bei der Stärken-Schwächen-Analyse unterstützen.
Es kann dabei helfen, das eigene spezifische Wissensmanagement für andere nachvollziehbar darzustellen.
Es kann dabei helfen, Wissensmanagement an andere Themen in der Organisation anzubinden, z. B. Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Innovationsmanagement.
Weitere grundlegende Überlegungen zu Nutzen, aber auch Grenzen von Modellen im Wissensmanagement bietet das Kapitel 4.1. in diesem Studientext von Gabi Reinmann.
Im Folgenden werden einige ausgewählte Wissensmanagement-Modelle näher erläutert:
Nachdem Sie sich mit den verschiedenen Modellen beschäftigt haben, überlegen Sie:
Worin unterscheiden / ähneln sich die vorgestellten Modelle?
Wo liegen deren jeweilige Stärken und Schwächen?
Welches dieser Modelle würde für meinen Kontext / meine Organisation am besten passen? Warum?
In der Live Session des WMOOC 2016 hat Dr. Angelika Mittelmann unter anderem auch über Ihre eigenen Praxiserfahrungen bei der Einführung von Wissensmanagement gesprochen und darüber, inwieweit Wissensmanagement-Modelle hier von Nutzen sein können. Die relevanteste Passage zum Einsatz von Modellen findet sich ab Min 4:07 bis ca. Min 11:35 im Video (Gesamtdauer 51:01 Min):
Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).
Der Methodenkasten zu Wissensmanagement ist groß und vielfältig: Er reicht von IT-Werkzeugen über spezifische Wissensmanagement-Methoden wie z. B. die Wissensstafette bis hin zu Maßnahmen der Personalentwicklung, Kreativitätstechniken und vieles mehr. Wie also sich einen Überblick verschaffen?
Für das Kursbuch haben wir uns eine Clusterung entlang unterschiedlicher Aufgabenstellungen oder Use Cases entschieden:
Aber auch die verschiedenen Wissensmanagement-Modelle können als Ordnungsrahmen genutzt werden, um ihren unterschiedlichen Phasen oder Bausteinen usw. Methoden und Werkzeuge zuzuordnen.
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„Wissen erlangen und entwickeln“ umfasst die Methoden, welche das Erwerben von Wissen und die Weiterentwicklung dieses Wissen vor allem durch persönlichen Erfahrungsaustausch und Interaktion der Personen unterstützen.
Unsere (derzeitige) Auswahl an möglichen Werkzeugen und Methoden, um Wissen zu erlangen und zu entwickeln, umfasst:
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Laut Europäischem Leitfaden zur erfolgreichen Praxis im Wissensmanagement bezeichnet Persönliches Wissensmanagement ein Selbstführungskonzept, das darauf abzielt, Wissensbestände und Lernprozesse eigenverantwortlich und geschickt zu handhaben.
Es ist ein Bündel von Konzepten, Methoden und Instrumenten zur Strukturierung und Ordnung von individuellen Wissensbeständen, welches es den Mitarbeitern ermöglicht, Verantwortung dafür zu übernehmen, was sie wissen und wen sie kennen.
Es geht damit deutlich über schlichtes Zeitmanagement und Selbstorganisation hinaus. Ausgangspunkt ist die Reflexion der individuellen Denkweisen und Handlungen, um die eigene Effizienz und die der partizipierenden Personen im Lern- und Arbeitsbereich zu verbessern.
Aspekte eines persönlichen Wissensmanagements im Überblick:
Die folgenden Methoden aus dem Maßnahmen-Portfolio, das in der Wissensmanagement Open Academy dargestellt wird, können auch im Persönlichen Wissensmanagement unterstützen:
Kompetenzrad zur Reflexion und Bewertung der eigenen Kompetenzen und damit des eigenen Wissensstandes als Grundlage für eine persönliche Wissensstrategie
Mikroartikel oder Notizen zur knappen Dokumentation wichtiger persönlicher Wissensinhalte
Und natürlich all die vielfältigen Methoden zum Wissenserwerb wie MOOCs, E-Learning, Mikroschulungen, Job Rotation usw. (in der Übersicht aus der „Gegenperspektive“ dargestellt unter Wissen weitergeben)
Einen guten Überblick über einige IT-Tools für das Persönliche Wissensmanagement bietet auch dieser Artikel von Günter Eufinger aus Community of Knowledge (erschienen März 2013).
Vielleicht mehr noch als um Methoden geht es im Persönlichen Wissensmanagement um eine Grundhaltung, um die des Reflective Practitioners nach Donald Schön. Im folgenden Video erläutert von Gabriele Vollmar (Dauer 3’06 Min):
Denkaufgabe:
Welche Werkzeuge setzen Sie für Ihr Persönliches Wissensmanagement ein?
Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?
Weiterführende Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):
Selbstorganisation mit MindManager und Outlook, eine Anbieterdemonstartion: „Erfolgreiche Selbstorganisation mit dem MindManager„ (3:52 min, Mindjet EMEA), Ausführlichere Erklärvideos zum Thema sind dann in den Empfehlungen zu finden.
Kommentare/Hinweise:
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Wissensmanagement wird oft als diffuser Begriff wahrgenommen. Daher ist es wichtig, sich mit den Grundlagen zu beschäftigen, um dann auf einer soliden gemeinsamen Verständnisbasis an die konkreteren Fragestellungen der Einführung, der Werkzeuge und Methoden usw. heranzugehen.
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Wie kann Wissensmanagement erfolgreich eingeführt und nachhaltig betrieben werden?
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat zur Beantwortung dieser Frage im Jahr 2013 einen Leitfaden veröffentlicht, der sich zwar explizit an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) richtet, das dargestellte Vorgehensmodell ist jedoch so allgemein gehalten, dass es auch auf größere Organisationen anwendbar ist.
Einen ebenfalls sehr generischen Ansatz – der auch auf andere Themen als Wissensmanagement anwendbar ist – haben Dr. Angelika Mittelmann und Dr. Irene Häntschel mit dem K2BE-Ansatz entwickelt.
Denkaufgabe:
Was ist / könnte in Ihrer Organisation Anlass sein, Wissensmanagement einzuführen?
Wo sehen Sie ggf. Risiken?
Wer sind die Stakeholder für ein solches Vorhaben?
Wissensmanagement-Strategie als Grundlage
Grundsätzlich gilt: Um Wissensmanagement erfolgreich einzuführen, sollte es auf eine Wissensmanagement-Strategie gegründet sein. Eine solche Strategie schafft eine nachhaltige Legitimierung für Wissensmanagement und damit Akzeptanz und Motivation. Darüber hinaus ist sie die Grundlage für ein zielgerichtetes und aussagekräftiges Wissensmanagement-Controlling.
Wissensmanagement lebt vom Mitmachen. Nur wenn Mitarbeiter ihr Wissen teilen, kann Wissensmanagement erfolgreich sein. Partizipation ist damit ein wesentlicher Grundsatz. Es empfiehlt sich daher, die Wissensmanagement-Strategie in einem Team mit Vertretern aus möglichst allen betroffenen Bereichen sowie mit Vertretern des Managements zu erarbeiten. So ist sichergestellt, dass Ziele realistisch formuliert sind, die Ist-Analyse zutreffend ist und die Maßnahmen pragmatisch und angemessen sind. Darüber hinaus sind somit von Anfang an Mitstreiter in anderen Bereichen mit im Boot, die dort das Thema vertreten und vorantreiben.
Denkaufgabe:
Wer wäre bei Ihrem Wissensmanagement-Projektteam konkret mit an Bord?
Wichtige Schritte sind:
Sicherstellen, dass seitens der Führung ein Mandat vorhanden ist, eine Wissensmanagement-Strategie zu erarbeiten.
Klären, welche Erwartung die Führung an eine solche Strategie hat, schließlich wird diese als Entscheidungsgrundlage dienen.
Ein interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen.
Workshops organisieren, um die Strategie gemeinsam zu erstellen.
Strategie der Führung vorstellen und freigeben lassen.
Die Einführung von Wissensmanagement ist ein Projekt und sollte auch als solches – mit den notwendigen Ressourcen – aufgesetzt werden.
Natürlich kann Wissensmanagement auch gewissermaßen „von unten“ eingeführt werden über einzelne von Bereichen oder Mitarbeitern initiierte Maßnahmen. Diese Maßnahmen entfalten auch in der Regel in einem begrenzten Umfeld ihre Wirkung, doch selten organisationsweit und selten dauerhaft. Um Wissensmanagement nachhaltig einzuführen und das Nutzenpotenzial tatsächlich auszuschöpfen, braucht es eine Wissensmanagement-Strategie, die den Rahmen für die einzelnen Maßnahmen gibt und dafür sorgt, dass diese aufeinander abgestimmt sind und, wo möglich, ineinander greifen. Bestehende Einzelmaßnahmen sollten in diese Strategie, wo sinnvoll, integriert und keinesfalls „übergebügelt“ werden.
Denkaufgabe:
Sehen Sie in Ihrer Organisation solche Einzelmaßnahmen, die in eine umfassende WM-Strategie integriert werden sollten?
Begleiten Sie die Einführung von Wissensmanagement außerdem aktiv durch gezielte Kommunikation und Maßnahmen des Change Management. Übrigens: Die normativen Ziele aus der Wissensmanagement-Strategie sind ein guter Ansatzpunkt, um mit den Führungskräften Grundsätze einer wissensorientierten Führung zu diskutieren und sie dafür zu sensibilisieren.
Denkaufgabe:
Was zeichnet eine wissensorientierte Führung aus?
Wie würden Sie Führung heute in Ihrer Organisation beschreiben?
Weiterführende Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):
In der Live Session zum Ende des ersten Moduls im WMOOC 2016 hat Dr. Angelika Mittelmann anregend und anschaulich über ihre Erfahrungen bei der Einführung von Wissensmanagement bei der voestalpine gesprochen. Die relevante Passage hinsichtlich der Einführung und verschiedener Lesson Learned beginnt ab
Min 11:35 (Gesamtdauer 51:01 Min):
Und auch in der Live Session zum Ende des 2. Moduls des WMOOC 2016 ging es mit Gabriele Vollmar um Fragen der erfolgreichen Einführung (Gesamtdauer 49:14 Min):
Kommentare/Hinweise:
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Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten Mitarbeiterworkshops zur Wissensweitergabe in der Organisation einzusetzen, also Workshops von Mitarbeiterinnen für Mitarbeiter. Im folgenden wird der Ansatz des „Mitarbeiterworkshop“ beschrieben, den Dirk Liesch in 2001 entwickelt und als Standard bei der Community4you GmbH eingeführt hat.
Mitarbeiterworkshop
Mitarbeiterworkshop nach Dirk Liesch
Die Methode wird zum Wissenstransfer eingesetzt. Es ist eine relativ einfach zu standardisierende, prozessorientierte, dezentralisierbare und strukturierte Methode der Wissensweitergabe in der Organisation. Ein Mitarbeiterworkshop dauert zwischen 20-45 min. Der Aufwand beim Experten beträgt zwischen 2-5 Stunden pro Thema. Die Methode eignet sich für Themen mit komplexeren Zusammenhängen, bei denen das Zeigen und Demonstrieren, sowie die Arbeit mit Grafiken und Videos für die Wissensweitergabe sinnvoll bzw. notwendig ist. Das Besondere dieses „Mitarbeiterworkshops“ liegt in der strukturierten Anwendung in den Unternehmens-Prozessen, der standardmäßigen digitalen Aufzeichnung und dem pragmatischen und narrativen Ansatz.
Diese Mitarbeiterworkshop-Methode wird in der WMOOC Live-Session „Wissenstransfer in der Organisation – praktische Umsetzung“ zwischen „21:35 – 27:15 min“ erklärt:
Vermittlung von Prozessen, Abläufen, Arbeitsweisen, Richtlinien u.a. Vorgaben in der Organisation
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Azubi Ausbildung (Einarbeitung in Abteilungen/Rotation)
komplexeres Experten Know-How bewahren
Ablauf eines Mitarbeiterworkshop
Mindestens eine Expertin hat das notwendige Wissen zum Thema und eine zumindest ausreichende Präsentationskompetenz.
Diese Expertin bereitet den Mitarbeiterworshop vor.
Die Expertin vermittelt das Wissensthema in 20-45 min vor mindestens 1-3 zu diesem Themenbereich fachlich kompetenten Kollegen. Die Kollegen nehmen mit dem Mindset teil, dass sie nach dem Mitarbeiterworkshop die Expertin bei diesem Thema vertreten können müssen. Sie fragen deshalb so gezielt nach, bis sie diese Vertretung durchführen können.
Der Workshop, inklusive der Fragen der Teilnehmenden und der Antworten der Expertin, wird auf Video aufgezeichnet.
Das Video wird mit einer kurzen Beschreibung (Zusammenfassung, max. 1/2 A4-Seite Text) und strukturierten Meta-Daten (z.B. Schlagwörter, Kategorien, Ordner etc.) in den Wissenspool der Organisation eingestellt, optimaler Weise durch einen Teilnehmer.
Der entstandene „Wissensbaustein“ zum Thema kann nun zur Wissensweitergabe an Dritte, z.B. zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen, genutzt werden, auch online und remote. Deshalb reicht es auch, wenn nur 1-3 fachlich kompetente Kollegen am eigentlichen Mitarbeiterworkshop teilnehmen (um die richtigen Fragen für die Aufzeichnung zu stellen).
Einsatzszenario von Mitarbeiterworkshops
Es gibt ein Thema (z.B. ein neu entwickeltes Modul, eine Projekterfahrung, eine Projektentwicklung, eine neue Unternehmensrichtlinie usw.) zudem eine Wissensweitergabe in der Organisation sinnvoll ist und wo auch eine effektive Wissensweitergabe mehr als 20 min beträgt, oder wo unbedingt etwas demonstriert oder gezeigt werden muss (also die „Interviewmethode“ nicht so gut geeignet ist).
Das Wissen kann zeitnah zu seiner Entstehung von den an der Entstehung beteiligten Person/Personen (Wissensträgerin) vermittelt werden, an Personen mit ausreichender fachlicher Kompetenz und Vorwissen, um dieses Wissen zu verstehen, oder die Handlungen die vermittelt werden, kompetent auszuführen.
Im Rahmen der Organisationsprozesse sind Mitarbeiterworkshops im Rahmen der Dokumentationsprozesse (Entwicklungsprozesse = R&D und/oder Projekte) verbindlich festgelegt. Das bedeutet z.B.: Ohne abschließenden Mitarbeiterworkshop ist ein Projekt oder eine Neuentwicklung nicht abgeschlossen, bzw. ein neuer Ablauf in der Organisation nicht eingeführt/verbindlich.
Charakteristik, Durchführung und Herausforderungen beim Mitarbeiterworkshop
Rahmenbedingungen zum Mitarbeiterworkshop
Im Gegensatz zur „Interviewmethode“ liegt hier (leider) der Aufwand bei der Expertin. Um den Aufwand dennoch vertretbar zu halten, sollte der Mitarbeiterworkshop sehr zeitnah zum Entstehungszeitpunkt des jeweiligen Wissens stattfinden, z.B. wenn sowieso gerade die vorgeschriebene Dokumentation für das Thema (z.B. Projektabschnitt, neuentwickelte „Komponente“ oder neuer Ablauf) zu erstellen ist, also der jeweilige Experte gerade im Thema drinsteckt.
Es muss ein entsprechend standardisiertes „Technik-Setting“ für die Aufnahme und festgelegte Routinen und Abläufe für die Mitarbeiterworkshops geben, damit sich der Aufwand auf die Workshop-Inhalt konzentrieren kann und nicht auf den organisatorischen Overhead drum herum. Zu diesen festgelegten Prozessen sollten auch die Abläufe rund um die Einladung und die Beteiligung der Teilnehmenden gehören, damit diese Mitarbeiterwokshops zu einer selbstverständlichen Routine werden.
Warum nur „Zusammenfassung“ + Meta-Daten?
Warum sollten nur eine Zusammenfassung und Meta-Daten (Klassifizierung) beim Einstellen der Video-Dateien (MP4) in die Wissenspool-Lösung erstellt werden? Um den Aufwand zu optimieren.
Die Zusammenfassung soll nur als Entscheidungsgrundlage dienen, ob dieser Wissensbaustein für eine Wissenssuchende/Lernende gerade passt. Dann kann das Video des Mitarbeiterworkshop im Originalton, mit Betonungen und Fokus des ursprünglichen Experten, gehört werden inkl. der Verständnisfragen der Kolleginnen und der dazugehörigen Antworten der Expertin. Die „Klassifizierung“ (Meta-Daten) ermöglicht ein besseres Auffinden aus unterschiedlichen Kontexten (z.B. Abteilungswissen, Themenwissen oder Projektwissen).
Kommentare/Hinweise:
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