Was verstehen wir unter Wissensmanagement IT-Lösungen, oder Wissensmanagement – Systemen? Eine Einordnung versucht die folgende (englische) Grafik:
Als „Wissensmanagement – Umgebung“ (Wissensmanagement – IT, Wissensmanagement -System) werden alle Funktionalitäten des „grünen Kreises“ betrachtet. Sie sind dadurch gekennzeichnet, dass sie für große Nutzergruppen der Organisation zur Verfügung stehen und über das Netzwerk (meist serverbasiert) zur Verfügung stehen. Ergänzt wird dies durch „externe öffentliche Cloud Dienste“ (Social Networks, Social Media), deren Nutzung ggf. aus Zielsetzungen des Unternehmens Sinn macht. Als „Standard Software “ werden die Programme bezeichnet, die meist als lokale (Client-) Anwendungen auf dem Rechner der Mitarbeiter zur Verfügung stehen (z.B. Microsoft Office u.ä.) und/oder nur relativ wenige Mitarbeiter betreffen (z.B. Video-Bearbeitung, CAD etc.). Ganz spezielle Wissensmanagement-Tools (z.B. MindMapping-Programme) werden als „Spezial Tool“ des Wissensmanagement betrachtet, die meist nur wenige Mitarbeiterinnen betreffen. Wichtig ist die bewusste Unterscheidung zwischen Wissensmanagement -Tool und Wissensmanagement-Technologie („KM technologies“), da diese Technologien keine eigenen Programme darstellen, sondern (wie z.B. Semantische Netze) potentiell eine interne Technologie jedes Wissensmanagement-Tools sein können. Der Fokus unseres IT-Themas liegt vor allem auf der „Wissensmanagement Umgebung“.
Wissensmanagement Umgebung / IT:
Die einzelnen Funktionsbereiche (Software Tools) werden in den Unterbereichen von „IT-Tools/Lösungen“ separat vertieft, wobei in „Enterprise Portalen“ potentiell der Gesamtumfang der Wissensmanagement-IT enthalten sein kann.
Handwerker und kleinere mittelständige Unternehmen, sowie technisch nicht so Interessierte sollten hier zur „IT -Strategie & Lösungsauswahl“ wechseln.
weiterführende Informationen:
Wie kann sich die IT systematisch und strategisch der Wissensmanagement – Unterstützung annähern?
Da diese Grafik mit dem Fokus/Ziel, „Wissen zu finden, um es zu nutzen“ selbsterklärend ist, stellt sich die technische Frage, wie wir „Wissens“ möglichst universell und flexibel beschrieben werden kann. Eine strategische Betrachtungsweise ist, Wissen (streng genommen „Information“) generell als „Wissens-Objekte“ zu betrachten. Ob das Wissensobjekt nun eine „Zahl“, eine „Adresse“ oder ein „Video“ ist, ist dabei egal. Die Frage ist vielmehr, welche Eigenschaften die Wissensobjekte der Organisation typischerweise haben. Welche (technischen) Eigenschaften das sein können, zeigt folgende (englische) Darstellung:
Die Priorität dieser Eigenschaften hängt jeweils von Ihrer Organisation und den spezifischen Einsatzerfordernissen ab. Für eine fachkompetente Auswahl einer geeigneten Wissensmanagement IT-Lösung (oder eine entsprechende Implementierung = Eigenentwicklung) spielen noch weitere (technische) Kriterien eine Rolle, wie sie in der nachfolgenden (englischen) Grafik zusammengefasst sind:
Als nächster systematischer Schritt erfolgt der Übergang zu den eigentlichen fachlichen Funktionalitäten. Welche generellen „Typen /Arten“ von Wissensobjekten sind in unserer Organisation zu erwarten? Diese und gleich noch die weitere Frage: Woher kommen diese Wissensobjekte? fasst die folgende (englische) Grafik zusammen:
Daraus soll deutlich werden, dass es teilweise gleiche Wissensobjekte (z.B. Kontakte) aus/in mehreren Quellen (Systemen/Anwendungen) des Unternehmens gibt. Das hat wichtige Konsequenzen für die strategische Planung. In Zeiten, in denen „Bring your own device“ (die Nutzung eigener Geräte der Mitarbeiter, wie Smartphones) diskutiert wird, und in denen auch für privates persönliches Wissensmanagement viele IT-Tools genutzt werden, macht es für eine langfristige Strategie Sinn, sich mit Synergien von Wissensobjekttypen aus den unterschiedlichen „Lebenslagen“ der Nutzer (Mitarbeiter) zu beschäftigen. Die folgende (englische) Darstellung versucht dazu einen Überblick:
Wird diese strategische Planung konsequent zu Ende geführt, versteht man die Zielsetzung von „Personal Knowledge Environments“ (PKE, Persönliche Wissensumgebung) wie sie seit ca. 2004 verstärkt diskutiert wird. Ziel ist es dabei, dass Nutzer möglichst nicht mit X unterschiedlichen Tools an Y unterschiedlichen Stellen, z.B. die gleichen Kontaktinformationen pflegen und aktuell halten müssen. Gleiches gilt für Dokumente und beliebige andere Wissensobjekte und Wissensobjekt-Typen. Im Idealfall kann der Nutzer mit seiner PKE berufliche und private Wissensobjekte (des gleichen Typs), z.B. Textdokumente mit den gleichen Tools auf ähnliche Weise bearbeiten. Dieses „Zukunftsziel“ stellt folgende (englische) Grafil dar:
Aus dieser systematischen Erschließung des Themas Wissensmanagement-IT wird deutlich, dass eine langfristige Strategie zur IT-Unterstützung von Wissensmanagement Aufgaben in der Organisation sinnvoll ist, und das die Auswahl und Einführung konkreter IT-Tools auf Basis dieser Strategie erfolgen solle. Link zur „IT -Strategie & Lösungsauswahl“ .
Die ISO/IEC 20000 ist ein internationaler Standard für IT Service Management, nachdem sich Organisationen auch zertifizieren lassen können (entfernt vergleichbar mit dem Qualitätsmanagement). In der Praxis hat in größeren Unternehmen und Organisationen ITIL eine größere Bedeutung.
ITIL ist eine Sammlung (good practices) von Prozessen, Funktionen und Rollen, zum Management der Prozesse im IT-Service.
- ISO/IEC 20000 (Wikipedia)
- ITIL – IT Infrastructure Library (Wikipedia)
- Erklärung ITILv3 (4 Teile, Youtube, Computerwoche TV)
Wenn die IT Ihrer Organisation nach ISO/SEC 2000 oder ITIL arbeitet, müssen auch die Wissensmanagement IT-Tools in diese Arbeitsweise integriert und entsprechend ausgewählt und eingeführt werden.
Kommentare/Hinweise:
Wir freuen uns über Ergänzungs- oder Änderungsvorschläge. Gerne per eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).
