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Modul 2

Content Erstellung

Content Erstellung – Erstellung und Pflege von Informationen

Die Erstellung, Pflege, Aktualisierung und Löschung von Informationen ist ein wichtiger Bestandteil des Wissensmanagement.

Diese Informationen werden auch als „Content“ bezeichnet.

Damit die Mitarbeiter „Content“ erstellen und pflegen können, werden entsprechende IT-Tools benötigt. Am bekannstesten dafür sind wohl die „Office“-Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware), wie Libre Office, oder Microsoft Office.

Content gibt es in Form unterschiedlicher Medien, z.B.:

  • HTML
  • Dokumente (PDF, DOC, TXT, PPT, XLS etc)
  • Bilder
  • Grafiken/Zeichnungen/3D
  • Videos
  • Audio/MP3/Podcasts
  • Spiele, Simulationen
  • etc.

Für jede Art von Content, sollte in der Organisation möglichst einheitlich festgelegt sein, welche Software für welche Contenterstellung zu nutzen ist. (z.B. welche Office – Anwendung, oder welche Bild- oder Soundbearbeitungs Software).

Außerdem sind Standards für entsprechende Dateiformate und Richtlinien für Dateigrößen und Qualität sinnvoll. Teilweise sind Dokumentvorlagen oder Inhalts-Templates (Content-Templates) nützlich.

konkrete Beispiele:

Achtung: Dieser Inhalt befindet sich noch in Bearbeitung !

Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).

Suche / Enterprise Search

Suche / Enterprise Search

Eine gute kompakte englische Erläuterung von „Enterprise Search“ (wenn auch durchsetzt mit Eigenwerbung des Dienstleisters) bietet folgendes Video: „What is Enterprise Search?“
(3:22 min, Maginfo)

Empfehlenswert ist auch dieses kurze Erklärvideo zu „Enterprise Search“ vom Dienstleister comundus, mit den Open Source Beispielen „Lucene“ und „Apache Solr“: „Enterprise Search – Wissen Suchen und Finden in Ihrem Unternehmen“ (2:21 min, comundus)

Ein deutscher „Enterprise Search“ Anbieter ist „intergator“. Hier finden Siedas Produkt-Werbe-Video  „intergator Enterprise Search“ in Englisch.

Weitere Enterprise Search – Lösungen gibt es von HP, IBM, SAP, Oracle, Google u.a.

weiterführende Informationen:

Das Thema „Suchen & Finden“ hat im intelligenten Umgang mit Wissen eine sehr große persönliche und organisationale Bedeutung. Entsprechend zahlreich sind die Informationen dazu im Netz. Auf einige inhaltlich relevante Beiträge wird hier verwiesen:

Kommentare/Hinweise:
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Social Media

Soziale Medien / Soziale Netzwerke

Eine einfache Erklärung, was Social Media (SM) ist und wie sich soziale Netzwerke darin integrieren bietet das folgende Erklärvideo: „Social Media einfach erklärt“ (3:54 min, explainity)

Welche Social Media – Tools und öffentlich Social Media Kanäle gibt es nun?  Eine tolle Übersicht dazu bietet das  berühmte Social Media Prisma: „Conversations in Social Media“, welches Sie in gewünscher Auflösung von der Site downloaden und unter der Lizenz „CC-BY-SA“ weiterverwenden dürfen.

Welchen Nutzen bietet „Social Media“ ?

Es gibt eine ganze Menge.  Einige wesentliche werden in der folgenden Aufstellung aufgelistet.

Heutiger Nutzen für Personen

  •  Aktuelle Kontaktinformationen – „Kontaktdatenbank“
  • Aktuelle Informationen erhalten und teilen – der private, bewertete Nachrichtenkanal
  • Umfragen starten und Ideen testen
  • Inhalte teilen – „Freunde – YouTube“, „Freunde – Flickr“ & Co.
  • Events & Partys organisieren, Treffen organisieren
  • Gemeinschaften bilden (soziale CoPs)
  • Personen finden
  • Lernen, Fragen stellen, Hilfe bekommen
  • Backup & Multi Client Support

Heutiger Nutzen für Unternehmen

  • Kontaktverwaltung
  • Inhalte teilen
  • Events organisieren
  • Kundenservice, Support und Kundenfeedback
  • Marketing, Vertrieb (Markenpflege)
  • Mitarbeitergewinnung (Recruiting, Onboarding)
  • Lernen

Zukünftiger Nutzen für Personen & Unternehmen

  • Profilverwaltung (mehrere/differenzierte Profile)
  • Bewerbungsverwaltung und Stellen-/Jobbörse
  • Integration von heutigen „Wissensmanagement“ Tools
  • Objekt- und Bilderkennung (object based services)
  • Positionserkennung (location based services)
  • Cloud & “wisdom of the crowd”
  • Kundenverwaltung – Customer Relationship Management (CRM)
  • Recruiting, Personalentwicklung und HR

Nachteile sozialer Netzwerke und sozialer Medien:

Nach soviel Nutzen von SM folgt eine Sensibilisierung zur Informationsnutzung von Sozialen Medien und sozialen Netzwerken am Beispiel „facebook“ : „Facebook – Wir wollen dich doch nur kennenlernen!“ (2:00 min NDR-Fernsehen, Lizenz: CC-BY-NC-ND)

weiterführende Informationen:

Der folgende interessante (englische) TEDx Talk beschäftigt sich mit den Nachteilen von Social Media und  begründet, warum man die persönliche Nutzung von Social Media beenden sollte: „Quit social media“ (13:50 min, Dr. Cal Newport | TEDxTysons)

was leider Aspekte ausblendet, wie nützlich Social Media für die Demokratie ist, und wie darüber erstmalig vielen Menschen Zugang zu  freier Information und Demokratie überhaup erst ermöglicht wird, man denke nur an den „arabischen Frühling“ und den positiven Einfluss auf freie Wahlen, selbst in entwickelten Demokratien, wie den USA.
Sie merken sicher, meine  Social Media „Demokratie – Euphorie“ war SM-Evangelisten von vor 2 Jahren nachgeplappert. Aktuell ist diese spezielle Nutzenargumentation gerade nicht mehr so „in“, aber es gibt Neue, u.a. wie toll man mit SM, z.B.  Twitter lernen kann.

Social Media im Unternehmen:

Für Unternehmen machen aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen u. a. deshalb „interne“ soziale Netzwerke Sinn, auch häufig als „Social Intranets“ bezeichnet. Ein Beispiel, wie so etwas auf hohem Niveau (und entsprechend kostenintensiv) aussehen kann, ist „IBM Connections“, welches in folgendem englischen Video vorgestellt wird: „An Introduction to IBM Connections“
(8:15 min, Achtung: Herstellerpräsentation !!!, IBM Social Business)

Eine relative freie populäre Alternative dazu ist Yammer, obwohl das Unternehmen inzwischen von Microsoft gekauft wurde. Bisher ist Yammer jedoch als Cloud-Dienst für kleine Unternehmen und Handwerker noch kostenfrei nutzbar. Ein Beispielvideo zu Yammer: „Enterprise Social Networking mit Yammer“ (3:58 min, Dienstleistervideo, T-Systems Multimedia Solutions)

Bei Social- Media ist es wie bei allem, weder schwarz noch weiß, sondern grau.  Die IT kann es relativ sicher oder unsicher umsetzen, je nachdem, was durch die Anwender gewünscht ist. Ein technisches Hexenwerk sind die erforderlichen Funktionalitäten bei weitem nicht. Es gibt deshalb genügend Auswahl für Social Media – IT Lösungen.

Kommentare/Hinweise:
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Enterprise Portale

Enterprise Portale – Integrationsplattform für Unternehmensinformationen

typische Wissensmanagement Bestandteile eines Enterprise Portals
(zur größeren Darstellung bitte auf die Grafik klicken)

Was Enterprise Portale sind, was die dahinter stehende Philosophie ist, wie ihre Ziele, Vor- und Nachteile, Architektur und Technologie aussehen, sowie welche Kernbestandteile enthalten sind und was die Key-Player (populärsten Produkte) dieser Software -Plattformen sind, ist gut im im entsprechenden Wikipedia-Artikel beschrieben:

Ein Enterprise Portal kann „intern“ im eigenen Rechenzentren oder auf eigenen Servern in externen Rechenzentren betrieben werden, oder „extern“ als Cloud-Dienst (bz. Saas) in externen Rechenzentren durch externe Dienstleister/Anbieter. Die externe Variante bietet sich vor allem für kleinere Organisationen und Handwerksbetriebe an.

An Videos möchte ich das englische Enterprise- Portal Erklärvideo: „Focus On: JBoss Enterprise Portal Platform“ (4:33 min, Red Hat Videos) einbinden, da die meisten anderen Videos zu vordergründig auf die eigene Lösung (SAP, IBM, Microsoft etc.) zielen und zu einseitig sind.

Zusatzinformationen zu Einzelfunktionalitäten eines Enterprise Portals:

Zum Enterprise-Portal gehören auch einige Funktionalitäten, die hier in separaten Abschnitten beschriben werden. Je nach konkreter IT-Strategie und eingesetzter IT-Lösungen, können diese Funktionen entweder direkt mit in Ihrer Portals-Lösung enthalten sein, oder es sind dafür gesonderte IT-Lösungen in Ihr Portal (hoffentlich) integriert .  Folgende Themen haben deshalb auch zu diesem Thema Relevanz:

Im Idealfall bildet dies Ihr Enterprise-Portal integriert mit ab. Eine Cloudlösung, die für kleinere Unternehmen schon relativ viele der Funktionen abbildet, ist Bitrix24. Anbietervideo zum Cloud-Angebot: „Bitrix24 Social Intranet“ (2:20 min, Bitrix)

Praxisbeispiel(e):

Ein Praxisbeispiel für kleine Unternehmen und Handwerker (Stand 2009) ist in folgendem „Mittelstand Digital“ – PDF beschrieben: „Unternehmensportal – Wissensmanagement“ (3,8 MByte). Auch wenn ich die konkrete Portal-Technologie (Produkt) derzeit dafür nicht mehr einsetzen würde, gelten die fachlichen Grundlagen weiterhin.

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eLearning+LMS

eLearning+LMS in der Lernenden Organisation

Lernen im Prozess der Arbeit / Wissen im Prozess der Arbeit:

Wie im Bereich „IT-Unterstützung“ in den Abschnitten „Übersicht/Einführung “ und „IT-Strategie und Lösungsauswahl“ dargestellt, ist es sinnvoll, sich zuerst die fachliche Anforderung, das Lernen in der Organisation (Lernen im Prozess der Arbeit, LIPA) , bzw.  richtiger,  die Wissensprozesse in der lernenden Organisation (Wissen im Prozess der Arbeit, WIPA) anzusehen, ehe über IT-Tools zum eLearning bzw. Learning Management Systeme (LMS) entschieden wird. Das könnte ähnlich dem folgenden Modell erfolgen:

Wissen im Prozess der Arbeit - WIPA
(zur größeren Darstellung bitte auf die Grafik klicken)

Dabei fällt auf, dass das klassische kursbasierte Lernen im Rahmen von Einarbeitung und Schulung nur einen Teilbereich des Wissens- und Erfahrungserwerbs in der Organisation darstellt. Darauf sind „klassische“ eLearning Kurse und Learning Management Systeme in der Regel ausgerichtet.

Zu sehen ist aber, dass das „Frage / Antwort“ – Lernen, also das Lernen kleiner zielgerichteter Lernbausteine, bei konkretem Bedarf („Antwort auf konkrete Frage“) , sowie das Lernen während der Arbeit („Learning by doing„) im konkreten Arbeitsprozess mit entsprechender Wissensunterstützung, eine wichtige Rolle spielen.  Auch hier wird über kleine zielgerichtete „Wissensbausteine/Lernbausteine“ bzw. „Learning Nuggets“ gelernt.  Dieses sollte eine moderne eLearning Strategie und die entsprechenden Lösungen mit unterstützen.

Dies ist einer der Gründe, neben der Entwicklung von vielen  Social Media Tools, dass umfassende Lernmanagement Systeme (LMS) derzeit an Bedeutung verlieren und durch eine Kombination mehrerer schlanker IT-Tools abgelöst werden, die dann gemeinsam die benötigte eLearning Unterstützung der Organisation abbilden.

Zur verständlichen Erläuterung (auch ausführlicher), was sich hinter den einzelnen Bezeichnungen rund ums eLearning verbirgt, eigen sich gut die entsprechenden Wikipedia – Erläuterungen:

weiterführende Informationen:

Moderne mobile Geräte gestatten nicht nur elektronisch überall und zu jeder Zeit zu lernen, sondern sie besitzen auch viele Sensoren, die es ermöglichen, konkrete Lernsituationen (Wissensbedarf) automatisch zu erkennen und die passenden Lernbausteine  daraufhin zur Verfügung zu stellen. Die folgende Grafik zeigt diese Möglichkeit am Beispiel des „Objektbasierten Lernens“.

Smartes Objektbasiertes Lernen - SOL
(zur größeren Darstellung bitte auf die Grafik klicken)

 

 

Der Grundansatz ist, dass das mobile Gerät zum einen Objekte auf verschiedene Weise automatisch erkennen und auch Positionen. So kann z.B. das Smartphone zielgerichtet zu einem Objekt (bzw. einer Tätigkeit damit) oder zu einer Position die passenden Lernbausteine liefern. Durch die Person des Smartphonebesitzers (z.B. Fingerabdruck – Entsperrung) ist dabei auch eine automatische Personalisierung und Individualisierung des Lernens möglich. Die zweite Grafik zeigt, wie diese „Lern-App“ im Sinn einer PKE übergreifend über berufliche und private Lernsituationen (in verschiedenen Lebenslagen) eingesetzt werden kann.

SOL Multible Applications
(zur größeren Darstellung bitte auf die Grafik klicken)

 

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DMS / CMS / ECMS

DMS / CMS / ECMS

Eine sehr einfache, aber kompakte und richtige Einführung in Dokumentenmanagement bietet dieses Erklärvideo: „Was ist Dokumentenmanagement?“ (1:53 min, ECM Masters)

Kompakte Erklärung, was ein CMS ist, in Englisch: „What is a Content Management System (CMS)“ (4:47 min, ZobleDesign)

Was wird nun unter ECMS verstanden? Dieses kompakte Erklärvideo gibt Aufschluss: „Enterprise Content Management System“ (5:42 min, assystinternational)

Eine ausführliche, aber sehr strukturierte Erklärung eines CMS enthält das folgende Video: „Was ist ein CMS? Content-Management-System erklärt für Beginner“ (29:29 min, Heiko Frenzel)

Persönliches Dokumentenmanagement wird in diesem guten Beispielerklärvideo (good practice) gezeigt: Das papierlose Büro – Mein Workflow (5:24 min, Florian Lapiz)

  • Dokumenten Management System (DMS) – Was ist das?  (3:10 min, Achtung: Anbieter-Erklärvideo, berolina die Druckarchitekten) – neutrale einfache Erlärung, worauf es für den Ablauf  „Scannen/Digitalisierung => Konvertierung => Verwalten/Bearbeiten“ ankommt.

Weiterführende Information:

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Datenbanken+Ticket Systeme

Wissenspools + Service Desk + CRM

  • Wissens-Datenbanken, Wissenspools
  • „Service-Desk“-, „Help-Desk“, „Hotline“- und „Ticket – Systeme“ bzw. „Use Case“ – Verwaltung
  • Customer Relation Management – Systeme (CRM)

behandeln wir hier zusammengefasst, weil es DIE „Datenbank“ – Anwendung für einen Wissenspool nicht gibt, sondern „Wissens-Sammlungen“, die mehr oder weniger strukturiert, geordnet und/oder mit festen Workflows vebunden sind. Je strukturierter, geordneter, definierter/festgelegter, prozess- und workflowoptimierter eine  Wissenssammlung ist, desto stärker erinnert die Anwendung an eine „Wissens-Datenbank“, da Datenbanken für strukturierte, wohldefinierte Informationen und Daten stehen.

Technisch sind heute selbst viele Wiki-, Blog-, Microblogging Anwendungen ganz oder zu einem großen Teil Datenbank-Anwendungen.

Deshalb wird hier auf strukturierte Wissenspools, Help-Desk – und CRM – Anwendungen eingegangen.

Prinzipiell gibt es immer die Möglichkeit komplexe Informationen „unstrukturiert“ (z.B. Dokumenten-Sammlung) oder strukturiert (z.B. Datensätze in einer Datenbank) abzulegen. Beides hat Vor- und Nachteile.  Über die strukturierte Variante ist es einfacher feste Workflows und Prozesse zu legen und diese auch mit bestehenden Unternehmensprozessen (Stichwort: Prozessmanagement) zu koppeln. Inwieweit in die jeweilige Implementierung tatsächlich eine Datenbank involviert ist, ist zweitrangig.

Welche Aspekte sind für eine Wissensdatenbank / einen Wissenspool zu beachten?

Das hängt von der Größe, Branche und Internationalität der Organisation ab. Die Grafik zeigt einige der Dimensionen:

Wissenspool, Wissensdatenbank
(zur größeren Darstellung bitte auf die Grafik klicken)

Die Darstellung bezieht sich auf einige Fragenkomplexe, die möglichst vor dem Aufbau eines Wissenspools zu beantworten sind:

  • Welche Inhalte, welche Medien und in welchem Umfang sollen wie enthalten sein? Wie erfolgen Strukturierung, Pflege, Nutzung, Administration und Sicherstellung der Aktualität?
  • Welche Nutzergruppen (Stake Holder) sollen in welcher Form und nach welchen Berechtigungen auf das „Wissen“ Zugriff haben? Wie sehen Rechte- und Sicherheitsanforderungen für die unterschiedlichen Informationen aus?
  • Wie und von wo aus soll der Zugriff erfolgen können, lesend, schreibend (anlegen, ändern, löschen)? Von welchen Endgeräten und aus welchen Netzen sollen welche Zugriffe möglich sein?
  • Wie wird sichergestellt, dass jede(r) genau die Informationen erhält, die gerade benötigt werden, die „richtigen“ Informationen und nicht mehr (Stichwort: Informationsüberflutung)?
  • Welche Sprachversionen der Informationen (und des Benutzerinterfaces) sind ggf. erforderlich und wie werden die Übersetzungen und deren Aktualität gemanaged?
  • Wie werden Tochtergesellschaften u.a. angebunden, durch Online-Zugriff auf das zentrale System, oder über lokale „Clustersysteme“? Reichen die Bandbreiten für die angedachten Nutzungen? Wie werden ggf. die Inhalte der „Clustersysteme“ abgeglichen (aktuell gehalten)? Ist dies vollständig oder teilweise (partiell) erforderlich?

Für internationale Konzerne mit Einsatzgebieten ohne sinnvolle Internetanbindung und mit wichtigen vertraulichen Informationen ist die Konzeption und Realisierung deutlich komplexer als für einen lokalen Handwerksbetrieb mit 10 Mitarbeitern, der hauptsächlich in seiner Region tätig ist.

Beispiel für die Gruppe der Helpdesk-Systeme:

Praxisbeispiel(e)

Im folgenden Video wird die Zielsetzung des Einsatzes einer Wissensdatenbank im Unternehmen vorgestellt: „Die Vorteile von Wissensmanagement im Unternehmen“ (2:50 min, Meusburger Georg GmbH & Co KG)

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