Archiv der Kategorie: Methoden
Geschützt: Interview-Methoden
Expert Debriefing / Wissensstafette
Mit einem Expert Debriefing (auch Wissensstafette genannt nach einer bei VW Coaching entwickelten Methode) soll der Verlust von relevantem Wissen beim Ausscheiden oder Wechsel von Mitarbeitern vermieden und der Wissenstransfer an den Nachfolger unterstützt werden.
Hierbei kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz, z. B. Story Telling oder verschiedene Interview-Techniken.
Den Kern von Expert Debriefing bilden in der Tat Interviews mit dem ausscheidenden oder wechselnden Mitarbeiter. Diese Interviews werden i.d.R. von einem neutralen Debriefer moderiert und auch dokumentiert, ggf. übernimmt die Dokumentation eine zweite zusätzliche Person.
Die Dokumentation findet nun aber nicht in Form eines klassischen Protokolls statt, sondern in Form einer Wissenslandkarte (Mindmap). Hier werden die wesentlichen Informationen festgehalten bzw. auf weiterführende Informationen direkt verlinkt. Idee ist, dass der Nachfolger sich anhand dieser Wissenslandkarte in einer neuen Aufgabe orientieren kann und alle notwendigen Hinweise erhält.
Hier ein Beispiel, wie eine solche Wissenslandkarte grundsätzlich strukturiert sein kann:
Hier nochmals als PDF-Datei: meine-wissenslandkarte
Die Wissenslandkarte bildet gleichsam den roten Faden für den Transfer. Begleitend werden in den Interviews weitere Transferaufgaben definiert, z. B. kurze „on the job“-Trainings, Aktualisieren von Checklisten oder Ablagen, Erstellen von Wiki-Artikeln, Einführen bei Kontakten und Ansprechpartnern usw.
Im folgenden Erklärvideo von Gabriele Vollmar wird die Methode nochmals im Überblick erläutert (Dauer 7’05 Min):
Denkaufgaben:
Idealerweise ist der Nachfolger bei den Interviews anwesend. Das ist jedoch nicht immer möglich, z. B. weil der Nachfolger noch nicht ernannt ist. Überlegen Sie: Wie könnte ein Expert Debriefing „ohne Nachfolger“ gestaltet werden? Ist das grundsätzlich sinnvoll?
Zweite Denkaufgabe: Könnte es sinnvoll sein, eine solche persönliche Wissenslandkarte zu pflegen unabhängig vom Fall des Ausscheidens? Z.B. als Teil des persönlichen Wissensmanagement? Was wäre der Nutzen, persönlich, aber auch für die Organisation?
Weiterführende Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):
- ausführliche Darstellung der Methode Expert Debriefing in einem Slide Share von Simon Dückert
- Anja Flicker, Leiterin der Stadtbücherei Würzburg über den Einsatz von Expert Debriefing (Dauer 2:17 Min)
Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).
Geschützt: Blended Learning+Learning by doing
Wissensträgerkarte und Skill Matrix
Bei einer Wissensträgerkarte oder Skill Matrix geht es darum, die Kenntnisse und Kompetenzen einzelner Personen in einem Team oder einem Bereich im Überblick sichtbar zu machen.
Die Wissensträgerkarte beruht auf dem Konzept des Kompetenzrads, nur dass anstelle der Kompetenzen einer einzelnen Person notwendige Kompetenzen bezogen auf ein Team aufgetragen werden. In einem zweiten Schritt werden dann die einzelnen Teammitglieder diesen Kompetenzfeldern und der jeweiligen Ausprägung (Kenner, Könner oder Experte) zugeordnet. Im Überblick kann man dann rasch erkennen, wer im Team was wie gut kann, aber auch wo Kompetenzlücken bestehen oder das Team von einzelnen Wissensträgern abhängig ist. Dadurch leistet eine Wissensträgerkarte einen Beitrag zum Risikomanagement.
Im abgebildeten Beispiel kann man recht schnell erkennen, dass bestimmte Themen „unterbesetzt“ sind oder auch der Mitarbeiter Grün eine zentrale und kritische Rolle spielt (was passiert, wenn Grün ausfällt oder das Team verlässt?).
Eine solche Wissensträgerkarte ist hilfreich zum Start eines Projektes, entweder um das Projektteam überhaupt erst zu formieren (wen bzw. welche Kompetenzen braucht es?) oder auch um im bestehenden neuen Team Transparenz über unterschiedliche Kompetenzen zu erzeugen und die oben erwähnte Risikobetrachtung durchzuführen.
Denkaufgabe:
Denken Sie an ein Ihnen bekanntes Team: Würde die gemeinsame Erstellung einer solchen Wissensträgerkarte in einem Workshop funktionieren? Wo liegen ggf, die Risiken?
Ein Nachteil dieser Art der Visualisierung liegt darin, dass sie sich nur für überschaubare Teams mit maximal 10-15 Mitgliedern eignet.
Für größere Teams oder auch Abteilungen / Bereiche eignet sich eher eine Skill Matrix oder Kompetenz- bzw. Qualifikationsmatrix. Hier werden die Kompetenzen in einer Tabelle erfasst, sodass auch größere Informationsmengen noch übersichtlich dargestellt werden können. Auch in einer Skill Matrix werden die Kompetenzen hinsichtlich ihrer Ausprägung i.d.R. bewertet. Dies kann ebenfalls nach dem bewährten „Kenner – Könner – Experte“-Prinzip geschehen. Dabei wird die Kompetenzstufe in der Matrix oft als Zahlenwert wiedergegeben. Eine mehr grafische Umsetzung, z. B. als Farbe anstatt Zahl, kann hier das schnelle Erkennen von Mustern usw. unterstützen. Eine einfache Arbeitshilfe für eine Kompetenzmatrix findet sich hier.
Dieses Beispiel zeigt, wie das Kompetenzrad in die Skill Matrix integriert werden kann (die hellen Flächen zeigen dabei Entwicklungsziele an):
In diesem Beispiel hat sich das Unternehmen für 4 Stufen bei der Kompetenzausprägung entschieden:
- Kenner
- Könner
- fundierter Könner
- Experte
Außerdem gibt es die Regel, dass eine Stufe wieder verloren geht, wenn im jeweils zurückliegenden Jahr nachweislich keine Praxiserfahrung hinsichtlich der Tätigkeit vorliegt.
Hinweis: Der Begriff ‚Wissensträgerkarte‘ wird teilweise auch synonym mit ‚Gelben Seiten‘ verwendet.
Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).
Wissenslandkarten
Eine Wissenslandkarte liefert – oft in grafischer Form – einen Überblick über die Wissensbestände, deren Zusammenhänge und Experten in einer Organisation.
Deshalb können viele Abbildungsformen aus dem Gebiet Wissens- und Informations-Visualisierung als Wissenslandkarte angesehen werden. Das folgende Video von Annette Hexelschneider vermittelt umfassende und interessante Einblicke und Erfahrungen zu Wissenslandkarten und Wissens-, Informations- und Daten-Visualisierung, ein Muss, wenn man sich intensiver mit dem Thema beschäftigen möchte (Dauer: 1h 18min …die sich lohnen):
Hier gibt es die Präsentation zum Video zum download (PDF, 1.2 MByte) .
Inhalts-Index zum Video:
- 00:00 min: Vorstellung
- 01:38 min: Einführung zu Wissen visualisieren und Wissenslandkarten
- 05:19 min: Vorteile Wissens visualisieren + Wissenslandkarten
- 08:37 min: Input der Session – Teilnehmer
- 10:11 min: Grundlagen am Beispiel einer Wissenslanskarte (Radar – Metapher)
- 15:10 min: Der Weg zur Map – bereits Wertschöpgung aus Wissen
- 19:21 min: Wo ist Walter? – Falle
- 22:02 min: Klassifizierungen zu Wissenslandkarten
- 26:46 min: Beispiel Wissentransfer: Nachfolger in der Pflege (MindMap)
- 31:20 min: Beispiel Concept Map
- 34:05 min: Beispiele Hands-on im Workshop
- 39:22 min: Beispiele elektronische + hybride Varianten (Periodensystem-Metapher)
- 42:39 min: Beispiele digitale Maps (Bsp. Google Map)
- 43:29 min: Beispiel „Knowledge Navigator“ … Wissen aus Big Data
- 45:46 min: Tipps & mehr
- 50:56 min: Beginn Fragen & Antworten
- 51:36 min: Wie gehe ich vor, um zu einer Map zu kommen? (Wissen + Wissensbedarf der Kollegen)
- 01:02:38 : Beispiel: River – Diagramm
- 01:05:19 : Wie extrahiere ich das Wissen und Nichtwissen aus einer Person?
- 01:15:57 : Hat „Wo ist Walter“ auch positive Aspekte?
Eine knappe Beschreibung mit einigen realen Beispielen liefert die ProWis-Lösungsbox.
Es gibt dabei nicht DIE EINE Wissenslandkarte, sondern der Begriff wird als Überbegriff für verschiedene strukturierte Darstellungen von Wissensbeständen verwendet. Dazu gehören u.a. Wissensträgerkarten, Gelbe Seiten, Concept Maps, Topic Maps usw.
Concept oder Wissensstrukturkarten, meist in Form von Mindmaps, dienen weniger der überblicksartigen Darstellung einer organisationalen Wissensbasis und damit der Identifikation von Wissensbeständen, als der strukturierten Darstellung eines (komplexeren) Themas oder Sachverhaltes. Damit eignen sie sich auch wunderbar im Rahmen des persönlichen Wissensmanagement, um den Erwerb neuen Wissens, das Lernen zu unterstützen.
Im folgenden Video stellt Gabriele Vollmar ab Minute 20 bis Minute 42:55 kurz die Vorteile von Wissenslandkarten anhand einiger Beispiele vor (Gesamtdauer 59:34 Min):
Hinweis: Dieses Video ist eine Aufzeichnung eines Webinars der Firma Mindjet. Die dargestellten Funktionen lassen sich jedoch auch mit Open Source-Produkten im Mindmapping-Bereich umsetzen.
Denkaufgabe:
Nehmen Sie sich 20 Minuten und erstellen Sie eine Topic Map zum Begriff „Wissensmanagement“!
Zusatzmaterial (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):
- Projektarbeit von Susanne Kraemer an der Universität des Saarlandes zu „Wissenslandkarten im Wissensmanagement„
- Diplomarbeit von Florian Ott an der Wirtschaftsuniversität Wien zu „Wissenslandkarten als Instrument eines kollektiven Wissensmanagement„
- White Paper von Gabriele Vollmar und Stephen Bashford zur Unterstützung von Wissensarbeit durch Mindmapping
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Social Media – Soziale Netzwerke
Soziale Medien und Soziale Netzwerke (social networks) lassen sich mit ganz unterschiedlichen Zielsetzungen in der Organisation verankern. Dies sind zum Beispiel:
- Social Marketing: Kundenbetreuung, Kundenkommunikation, Kundengewinnung, Mitarbeiter-Akquise und Entwicklung von Image und Marke
Diese Aspekte stellt das folgende kompakte Erklärvideo in den Vordergrund: „Soziale Netzwerke – Auch für Unternehmen sinnvoll – Social Media Marketing – Erklärvideo“ (3:14 min, SEOLOTSEN – SEO Kiel)
- Social Intranet: Mitarbeiterkommunikation, Projektkommunikation, internes Microblogging zum agilen Projektmanagement, interne Activity Streams“
Das „Social Intranet“ wird gut und kompakt in drei kurzen Videos des Deutschen Bahn Konzerns erläutert.
„DB Social Intranet – Teil 1: Social Intranet – Was ist das eigentlich?“ (2:40 min, DB Konzern)
„DB Social Intranet – Teil 2: Einfach zusammen arbeiten“ (2:19 min, DB Konzern)
„DB Social Intranet – Teil 3: Die Deutsche Bahn vernetzt sich“ (2:27 min, DB Konzern)
- Social Learning: (im Zusammenhang mit Social Media) umfasst alle Themenbereiche, in denen Social Media und Soziale Netzwerke zum Lernen eingesetzt werden, z.B. wenn über Twitter (Microblogging) Links zu neuen Lernressourcen/Lerninformationen weitergegeben / geteilt / empfohlen werden. Das können ebenso Lerninhalte (Learning Nuggets / Wissensbausteine) sein, die die Activity-Streams der Mitarbeiter im „Social Intranet“ anreichern und so ein kontinuierliches niederschwelliges und granulares Lernen ermöglichen.
Einige IT-Tools für die Anwendung von Social Media innerhalb der Organisation wurden bereits im – IT-Abschnitt unter Social Media vorgestellt (z.B. Yammer o. IBM Connections).
Weiterführende Informationen
Einen relativ kompakter Überblick zur Nutzung von Social Media zum Lernen und für die lernende Organisation bietet folgendes Video: „What is Social Learning?“ (englisch, 4:16 min, Fuse Universal)
Kommentare/Hinweise:
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Kompetenzrad
Das maßgeblich von Prof. Klaus North gemeinsam mit der IHK Lahn-Dill entwickelte Kompetenzrad macht die Kompetenzen einer Person in einer anschaulichen Visualisierung sichtbar – sowohl den Ist-Stand als auch einen Soll-Stand bzw. mögliche Entwicklungsziele.
Hier eine kurze Erläuterung zur Erstellung und zum Einsatz eines solchen Kompetenzrads aus dem IHK-Lahn-Dill-Projekt von Prof. North selbst.
Das Kompetenzrad kann im Rahmen eines Kompetenzmanagements (s.u.) der gezielten Qualifizierung und Personalentwicklung dienen, beispielsweise als Grundlage in einem Mitarbeitergespräch.
Es kann aber auch eingesetzt werden, um ein Expert Debriefing beim Personalwechsel vorzubereiten, um den Kompetenzstand des ausscheidenden Mitarbeiters wie auch des Nachfolgers sichtbar zu machen und den Wissenstransfer danach auszurichten bzw. die Einarbeitung zu optimieren.
Und schließlich kann es für das persönliche Wissensmanagement nützlich sein, um die eigene Wissensbasis bewusst zu machen und deren Entwicklung strategisch zu planen.
Leeres Kompetenzrad als Arbeitsblatt: Vordruck Kompetenzrad
Hinweis: Eine Unterteilung in fachliche, methodische und soziale Kompetenzen kann hilfreich sein, das Kompetenzrad funktioniert aber auch ohne eine solche Einteilung.
Denkaufgabe:
Erstellen Sie Ihr persönliches Kompetenzrad: Über welche Kompetenzen verfügen Sie? Wie ausgeprägt sind diese jeweils? Welche möchten Sie weiter entwickeln?
Weiterführende Materialien (wenn Sie mehr Zeit in das Thema „Kompetenzmanagement“ investieren wollen):
- Artikel von Klaus North zu „Mitarbeiterkompetenzen systematisch identifizieren, nutzen und entwickeln“
Hier wird das Kompetenzrad als Teil eines umfassenderen Kompetenzmanagements dargestellt. - Sonderheft der GfWM THEMEN (Nov 2016) zur Zukunft des Kompetenzmanagements
Kommentare/Hinweise:
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Gelbe Seiten (Yellow Pages)
Gelbe Seiten ermöglichen den Zugang zu Expertenwissen unabhängig davon, ob der Kollege / die Kollegin namentlich bekannt sind. Sie erweitern das – oft ins Intranet integrierte – Adressverzeichnis.
In aller Kürze hier von Angelika Mittelmann dargestellt.
In Wiki- oder SharePoint-Anwendungen werden Gelbe Seiten auch oft mit der so genannten mySite realisiert.
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Fehlermanagement-Methoden
Umgang mit Fehlern – Fehlermanagement Methoden
- „Fehler sind gut, wenn man daraus lernt.“ oder „Durch nichts lernt man schnelle, als durch Fehler.“ , sind Aussagen, die logisch und positiv gegenüber Fehlern klingen und das „Fehler zulassen“ – Mantra unterstützen, solange nicht „Tschernobyl“ im Hinterkopf auftaucht.
- Welche Methoden zum Lernen aus Fehlern gibt es? Wann ist es sinnvoller Fehler zu vermeiden, als Fehler zuzulassen? Welche Fehlervermeidungs-Ansätze (Methoden) gibt es dafür.
Folie 8 der verlinkten Präsentation (Thomas Schmidt, MTU Hannover) eignet sich sehr gut für einen Einstieg ins Thema. Ab Folie 9 werden einige bei der MTU Maintanance angewandte Methoden, z.B. FMEA (Link zum Wikipedia-Artikel) und strukturierte Risikoanalyse angerissen. Folie 16 der Präsentation zur Fehlerkultur ist ebenso empfehlenswert, wie Folie 18-19 zum DMAIC – Problemlöseprozess (Define-Measure-Analyze-Improve-Control, Six-Sigma-Kernprozess – Link zur Wikipedia Erläuterung zu DMAIC), Folie 23 zum Fehlermeldungssystem COIN (Control of internal Nonconformance) oder dem Problemlösungsblatt der „Seven Q-Tools“ von Folie 25. Vor allem im Zusammenhang mit dem Fahrzeug- und Maschinenbau ist auch die „8D-Methode“ von Folie 27 (Wikipedia-Link zu 8D-Report) sehr verbreitet.
Auf Folie 30 der „Human Factors Schulung“ wird zwar nur das „dreckige Dutzend“ der häufigsten Fehlerursachen in der Flugzeugwartung aufgelistet, jedoch sollte sich jede Leserin selbst eine Meinung bilden, inwieweit sich diese Auflistung auch für andere Branchen übertragen lässt.
Ein großes Schlagwort zur Bekämpfung von Fehlern ist häufig der „KVP“ (der Kontinuierliche Verbesserungs-Prozess, Link zur Wikipedia). Wie bei jedem Modewort kommt es letztendlich auf die konkrete Umsetzung an.
Sehr passend und motivierend zum Thema „Umgang mit Fehlern“ sind auch die „8 Regeln für den totalen Stillstand im Unternehmen“ (3:37 min, Prof. Peter Kruse):
weiterführende Informationen:
Hier folgen einige Links zu guten Erklärvideos für einige etablierte Fehlermanagement – Methoden:
- „FMEA: Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse“ (10:43 min, Prof. Ralf Ziegenbein, FH Münster)
- „DMAIC Example – Reaching office late“ (englisch, 2:32min, Amity Training & Consultancy), ein recht einfaches Beispiel für den DMAIC-Einsatz.
- „Toyota’s 8 Step Practical Problem Solving Methodology Overview“ (englisch, 10:29 min., Gemba Academy, 8D-Methode)
Einige interessante (und unterhaltsame) Überlegungen zum „Intelligenten Fehler-Management“ (bzw. „Lücken- Management“) im Video (13:14 min, Vera F. Birkenbihl):
Kommentare/Hinweise:
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