Einführung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten Mitarbeiterworkshops zur Wissensweitergabe in der Organisation einzusetzen, also Workshops von Mitarbeiterinnen für Mitarbeiter. Im folgenden wird der Ansatz des „Mitarbeiterworkshop“ beschrieben, den Dirk Liesch in 2001 entwickelt und als Standard bei der Community4you GmbH eingeführt hat.

Mitarbeiterworkshop

Die Methode wird zum Wissenstransfer eingesetzt. Es ist eine relativ einfach zu standardisierende, prozessorientierte, dezentralisierbare und strukturierte Methode der Wissensweitergabe in der Organisation. Ein Mitarbeiterworkshop dauert zwischen 20-45 min. Der Aufwand beim Experten beträgt zwischen 2-5 Stunden pro Thema. Die Methode eignet sich für Themen mit komplexeren Zusammenhängen, bei denen das Zeigen und Demonstrieren, sowie die Arbeit mit Grafiken und Videos für die Wissensweitergabe sinnvoll bzw. notwendig ist. Das Besondere dieses „Mitarbeiterworkshops“ liegt in der strukturierten Anwendung in den Unternehmens-Prozessen, der standardmäßigen digitalen Aufzeichnung und dem pragmatischen und narrativen Ansatz.

Diese Mitarbeiterworkshop-Methode wird in der WMOOC Live-Session „Wissenstransfer in der Organisation – praktische Umsetzung“ zwischen „21:35 – 27:15 min“ erklärt:

Zusätzlich zum Video steht auch die entsprechende Präsentation hier zur Verfügung (Lizenz CC-BY 4.0, 20171107_wissenstransfer_in_organisation_dirk_liesch.pdf, 20171107_wissenstransfer_in_organisation_dirk_liesch.pptx).

Einsatzfelder der Mitarbeiterworkshop-Methode:

• Projektdokumentation (Wissensweitergabe im Team)
• Projekt-Debriefing und „Lessons Learned“
• Vermittlung von Prozessen, Abläufen, Arbeitsweisen, Richtlinien  u.a. Vorgaben in der Organisation
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Azubi Ausbildung (Einarbeitung in Abteilungen/Rotation)
• komplexeres Experten Know-How bewahren

Ablauf eines Mitarbeiterworkshop

1. Mindestens eine Expertin hat das notwendige Wissen zum Thema und eine zumindest ausreichende Präsentationskompetenz.
2. Diese Expertin bereitet den Mitarbeiterworshop vor.
3.  Die Expertin vermittelt das Wissensthema in 20-45 min vor mindestens 1-3 zu diesem Themenbereich fachlich kompetenten Kollegen. Die Kollegen nehmen mit dem Mindset teil, dass sie nach dem Mitarbeiterworkshop die Expertin bei diesem Thema vertreten können müssen. Sie fragen deshalb so gezielt nach, bis sie diese Vertretung durchführen können.
4. Der Workshop, inklusive der Fragen der Teilnehmenden und der  Antworten der Expertin, wird auf Video aufgezeichnet.
5. Das Video wird mit einer kurzen Beschreibung (Zusammenfassung, max. 1/2 A4-Seite Text) und strukturierten Meta-Daten (z.B. Schlagwörter, Kategorien, Ordner etc.) in den Wissenspool der Organisation eingestellt, optimaler Weise durch einen Teilnehmer.
6. Der entstandene „Wissensbaustein“ zum Thema kann nun zur Wissensweitergabe an Dritte, z.B. zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen, genutzt werden, auch online und remote. Deshalb reicht es auch, wenn nur 1-3 fachlich kompetente Kollegen am eigentlichen Mitarbeiterworkshop teilnehmen (um die richtigen Fragen für die Aufzeichnung zu stellen).

Einsatzszenario von Mitarbeiterworkshops

1. Es gibt ein Thema (z.B. ein neu entwickeltes Modul, eine Projekterfahrung, eine Projektentwicklung, eine neue Unternehmensrichtlinie usw.) zudem eine Wissensweitergabe in der Organisation sinnvoll ist und wo auch eine effektive Wissensweitergabe mehr als 20 min beträgt, oder wo unbedingt etwas demonstriert oder gezeigt werden muss (also die „Interviewmethode“ nicht so gut geeignet ist).
2. Das Wissen kann zeitnah zu seiner Entstehung von den an der Entstehung beteiligten Person/Personen (Wissensträgerin) vermittelt werden, an Personen mit ausreichender fachlicher Kompetenz und Vorwissen, um dieses Wissen zu verstehen, oder die Handlungen die vermittelt werden, kompetent auszuführen.
3. Im Rahmen der Organisationsprozesse sind Mitarbeiterworkshops im Rahmen der Dokumentationsprozesse (Entwicklungsprozesse = R&D und/oder Projekte) verbindlich festgelegt. Das bedeutet z.B.: Ohne abschließenden Mitarbeiterworkshop ist ein Projekt oder eine Neuentwicklung nicht abgeschlossen, bzw. ein neuer Ablauf in der Organisation nicht eingeführt/verbindlich.

Charakteristik, Durchführung und Herausforderungen beim Mitarbeiterworkshop

Im Gegensatz zur „Interviewmethode“ liegt hier (leider) der Aufwand bei der Expertin. Um den Aufwand dennoch vertretbar zu halten, sollte der Mitarbeiterworkshop sehr zeitnah zum Entstehungszeitpunkt des jeweiligen Wissens stattfinden, z.B. wenn sowieso gerade die vorgeschriebene Dokumentation für das Thema (z.B.  Projektabschnitt, neuentwickelte „Komponente“ oder neuer Ablauf) zu erstellen ist, also der jeweilige Experte gerade im Thema drinsteckt.

Es muss ein entsprechend standardisiertes „Technik-Setting“ für die Aufnahme und festgelegte Routinen und Abläufe für die Mitarbeiterworkshops geben, damit sich der Aufwand auf die Workshop-Inhalt konzentrieren kann und nicht auf den organisatorischen Overhead drum herum. Zu diesen festgelegten Prozessen sollten auch die Abläufe rund um die Einladung und die Beteiligung der Teilnehmenden gehören, damit diese Mitarbeiterwokshops zu einer selbstverständlichen Routine werden.

Warum nur „Zusammenfassung“ + Meta-Daten?

Warum sollten nur eine Zusammenfassung und Meta-Daten (Klassifizierung) beim Einstellen der Video-Dateien (MP4) in die Wissenspool-Lösung erstellt werden? Um den Aufwand zu optimieren.
Die Zusammenfassung soll nur als Entscheidungsgrundlage dienen, ob dieser Wissensbaustein für eine Wissenssuchende/Lernende gerade passt. Dann kann das Video des Mitarbeiterworkshop im Originalton, mit Betonungen und Fokus des ursprünglichen Experten, gehört werden inkl. der Verständnisfragen der Kolleginnen und der dazugehörigen Antworten der Expertin. Die „Klassifizierung“ (Meta-Daten) ermöglicht ein besseres Auffinden aus unterschiedlichen Kontexten (z.B. Abteilungswissen, Themenwissen oder Projektwissen).

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Kommentare/Hinweise:
Hinweise, Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).