Lessons Learned helfen dabei Erfahrungen, die in einem Projekt gemacht wurden, in anderen Projekten zu nutzen und dadurch das Wiederholen von Fehlern zu vermeiden oder bewährte gute Praxis breiter zu verteilen. Damit sind sie eine wichtige Komponente eines organisationalen Lernens.
Der Lessons Learned-Prozess gliedert sich in drei Phasen:
- relevante Lessons identifizieren
- Erkenntnis in der Organisation weitergeben
- bestehende Lessons nutzen (aus Erfahrungen lernen)
Um relevante Projekterfahren zu identifizieren, wird in der Regel ein oder mehrere Workshops mit dem Projektteam durchgeführt. Bei größeren Projekten mit einer längeren Laufzeit empfiehlt es sich, dies – verpflichtend – nicht erst am Ende des Projektes zu tun, sondern schon während des Projektes, z. B. beim Erreichen wichtiger Meilensteine. Bei der Identifikation können verschiedene Methoden unterstützen, vom Story Telling bis zur Projekt-Retrospektive nach SCRUM (s.u. Weiterführende Materialien)
Zur Weitergabe werden Lessons Learned oft dokumentiert und in einer Datenbank oder einem Wiki abgelegt. Hier eignet sich der MikroArtikel gut als Format. Wichtig ist, dass die Lessons Learned-Artikel schnell und einfach gefunden werden können (auch ohne das jeweilige Projekt zu kennen).
Die größte Herausforderung liegt in der konsequenten Nutzung: Wie kann sicher gestellt werden, dass bestehende Lessons in neuen Projekten genutzt werden? Hier spielt sicherlich eine Rolle, dass Lessons schnell gefunden werden und klar beschrieben sind. Besser noch aber als sich auf eine reine Dokumentation zu verlassen, ist es, die Lessons auch aktiv an relevante Zielgruppen zu kommunizieren bzw. die eigentliche Erkenntnis unmittelbar in Prozessverbesserungen usw. einfließen zu lassen (s. auch White Paper Lessons Learned unter Weiterführende Materialien).
Weiterführende Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren möchten):
-
- Kurzes Erklärvideo zur Projekt-Retrospektive nach SCRUM (Dauer 6:20 Min)
- White Paper von Gabriele Vollmar für die Deutsche Gesellschaft für Qualität (Sep 2016): Aus Erfahrungen lernen – warum Lessons Learned (nicht) funktionieren
Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).