Nach wie vor wird in den meisten Organisationen ein Großteil des dokumentierten Wissens auf Ordner-Laufwerken zur Verfügung gestellt. Damit diese Informationen dort auch möglichst gut zugreifbar sind, empfiehlt es sich gemeinsame Standards für die Ablage zu definieren.

Die folgenden Regeln können dabei helfen:

• Regeln für Ordnerstruktur und -benennung festlegen
• Ordnerhierarchie möglichst flach halten
  (Faustregel: erst wenn ein Ordnerinhalt nicht mehr auf einer Bildschirmseite überschaubar ist, weiter in Unterordner aufteilen)
• Zugriffsberechtigungen über Laufwerke und Ordner nach einem klaren und möglichst einfachen Rollenkonzept vergeben
• Regeln für die Benennung der Dateinamen festlegen (z. B. Projekt_Dokumentart_Version)
• Dokumente klassifizieren (z. B. Auftrag, Rechnung)
• Suchwörter festlegen und in den Dokumenteigenschaften als Attribute zuweisen, das unterstützt die Suche
• Verknüpfungen verwenden (Doppelablage vermeiden)

Wie gut eine Struktur auch immer ist, es gehört Disziplin dazu, sie aufrecht zu erhalten. Auch konsequentes Aufräumen (und Löschen) tragen zu einer guten Nutzbarkeit im Sinne eines einfachen information retrieval bei.

Hinsichtlich der Zugriffsrechte ist oft ein Umdenken erforderlich: Weg vom „grundsätzlich ist alles privat und dann wird der Zugriff peu à peu erweitert“ hin zu einem „zunächst ist alles offen und der Zugriff wird nur dort eingeschränkt, wo es dringend erforderlich ist“. Letzteres resultiert in deutlich transparenteren und einfacheren, auch einfacher zu administrierenden Strukturen.

Kommentare/Hinweise:
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