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Collaboration+Groupware

Collaboration+Groupware

Eine gute Einführung und Überblick in die „Groupware“-Thematik finden Sie in dem velinkten Artikel der Computerwoche „Collaboration-Programme im Test – Es muss nicht immer Exchange sein„.

Wenn Ihnen ein Video lieber ist, finden Sie in folgendem einfachen und kompakten Video einiges Grundwissen zu Collaboration und Groupware, jedoch nicht so vollständig und informativ für die praktische Anwendung, wie in obigem Artikel: „Was sind Collaboration & Groupware?“ (1:36 min, ECM Masters)

Die Ansichten, wieweit sich Collaboration und Groupware überschneiden und inwieweit damit unterschiedliche Funktionen (und damit Produkte) adressiert werden, variieren ein wenig. Unter „Collaboration“ wird häufig der Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit und Projektdurchführung in Teams gesetzt.

So wird zum Beispiel die Zusammenarbeit (Collaboration) in Projektteams und das Projektmanagement (inkl. Terminplanung und Projektablaufplanung) für „agile Projekte, agiles Projektmanagement und agile Projektkommunikation“ häufig durch die Produktkombination der beiden IT-Lösungen „Confluence und JIRA“ realisiert.  Unter weiterführenden Informationen sind dazu auch Videohinweise.

Die Überschneidungen zwischen „Collaboration+Groupware“  und „Social Media +Social Networks“ (inbesonder mit Bezug zum „Social Intranet“) nehmen zu. Es gibt keine klare Trennung oder Abgernzung der Funktionen. So ist zum Beispiel die Software „Confluence“ eine „Enterprise Wiki“ Lösung und schlägt damit den Bogen zum Abschnitt „Blogs + Wiki + Microblogging“.

Weiterführende Informationen:

Wer technisches Know How hat und sich für die „beste Groupware“ 😉 aus dem Open Source Software Umfeld interessiert, findet folgenden Wettstreit vielleicht interessant (Videos der 6. Mailserver-Konferenz 2014):

Aus dem proprietären kommerziellen Umfeld, stehen diesen vor allem der Microsoft Exchange Server (+ Outlook) und IBM Notes (früher: Lotus Notes) gegenüber.

Ein sehr gutes  Erklärvideo zu agilem Produktmanagement (ein Collaboration – Thema) ist dieses: Agile Product Ownership in a nutshell – auf Deutsch  (15:32 min, Toby Baier)

Video-Tipps zu Confluence und JIRA:

Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).

CLOUD+Webservices+SaaS

CLOUD+Webservices+SaaS+Big Data

Cloud – Dienste:

Cloud – Diente können prinzipiell alle Software – Anwendungen sein, sobald diese im Internet, meist nutzbar über eine HTML- Bedienoberfläche zur Verfügung gestellt werden.

Hauptvorteil ist, dass der Anwender keine eigene Installation (inkl. Lizenz) der Sotware benötigt und damit auch keine entsprechende IT-Kompetenz oder Hardware-Ressourcen benötigt.

Vor- und Nachteil gleichzeitig ist, dass Clouddienste jeweils durch den Anbieter auf aktuellem Stand gehalten werden (also die Updates + Upgrades einspielen). Man muss sich darum nicht mehr kümmern und nutzt immer die aktuellste Version. Diesem Vorteil steht gegenüber, dass es passieren kann, dass mit einem Update plötzlich eine neue Bedienoberfläche vorhandenist,  auf der man sich erst wieder neu einarbeiten muss. Teilweise gehen einige Update-Entwicklungen in die falsche Richtung und verschlechtern die Lösung für den eigenen Nutzungsfalls.

Nachteile von Cloud Lösungen sind:

  • Die eigenen Daten, Informationen und Wissen liegen außerhalb des Unternehmens beim Cloud-Anbieter auf den Servern. Wie sicher das ist, ist nicht sicher.
  • Der Cloud-Anbieter kann insolvent gehen. Ob dann der Dienst weiterläuft und man seine Daten, Informationen bzw. Wissen noch erreichen kann ist nicht sicher.
  • Es fallen monatliche/jährliche fixe Kosten an. Wenn Sie diese nicht mehr zahlen können/wollen, kann man evtl. seine Daten nicht mehr nutzen.
  • Ihr Cloud-Anbieter kann von einem Wettbewerber übernommen werden. Was danach mit Ihrem Cloud-Dienst passiert ist unsicher.
  • Sie benötigen zuverlässige und ausreichend schnelle Netzwerkverbindungen zum Cloud-Dienst, um mit Ihren Daten arbeiten zu können. Wenn das Netzwerk zum Cloud -Dienst ausfällt, können Sie diesen mindestens für diese Zeit nicht nutzen.
  • Unternehmensspezifische Änderungen an der Cloud-Dienst Funktionalität ist meist nicht möglich.

Was ein typischer sehr nützlicher Cloud-Dienst für kleinere Unternehmen sein kann, verdeutlicht folgendes Video zu Bitrix24: „Bitrix24 Social Intranet“ (2:20 min, Achtung: Anbietervideo, Bitrix)

Webservices+SaaS

Beides sind im Normalfall auch Cloud-Dienste, wobei SaaS für „Software as a Service steht“. Jeder Cloud-Dienst ist also immer auch ein SaaS-Dienst. Webservices sind ebenfalls SaaS Dienste, die aber meist nicht dafür gedacht sind, dass Sie von einem Menschen über ein entsprechendes Benutzerinterface bedient werden, sondern dass Sie über ein Computerinterface (standardisierte Webservice-Schnittstelle, API) direkt von anderen It-Anwendungen (meist ebenfalls Webdienste) verwendet und integriert werden können.

Hier die ausführlicheren Erklärungen von Wikipedia zu diesen begriffen:

Kurze, einfache aber weitgehend korrekte Erklärungen zu einigen wichtigen IT-Hype-Begriffen im Zusammenhang mit der Cloud und Big Data:

Internet der Dinge (Internet of Things) in 3 Minuten erklärt (2:38 min, explain-it Erklärvideos)

Big Data in 3 Minuten erklärt (3:00 min, explain-it Erklärvideos)

Ein sehr gutes ausführlicheres und auch kritisches  Informationsvideo zum Thema „Big Data“: „Big Data – Revolution in allen Lebensbereichen“ ( 8:34 min, Let’s Denk )

Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).

Blogs+Wikis+Microblogging

Blogs+Wikis+Microblogging

Wer wissen möchte, was Wikis , Blogs und Microblogs sind, findet hier im Anschluss die entsprechende Erklärung.  Als erstes soll  kompakt auf einige Einsatzmöglichkeiten, Nutzenpotentiale, sowie Vor- und Nachteile dieser Funktionalitäten eingegangen werden:

Einige Videos zur Nutzung von Wikis, Blogs und Microblogging:

Was ist ein Wiki:

Die „Wikipedia“ ist die wohl bekannteste Anwendung eines Wikis. Was ist ein  Wiki ? (Wikipedia Link). Hier ist einfache Video-Erklärung, was ein Wiki ist: „Wikis erkärt für alle“ (6:10 min, Lucie5387)

Die Wikipedia selbst beruht auf der freien Software (OSS) „MediaWiki“ (Wikipedia – Link). Da die Wiki-Funktionalität einfach in bestehende Collaboration-, Groupware-, Portal- und Social Intranet – Lösungen zu implementieren ist, bringen diese IT-Systeme inzwischen meistens eine integrierte Wiki-Funktionalität mit.

Was ist ein Blog?

Sie können entweder die Erklärung von „Blogs“ auf  Wikipedia lesen, oder sich dieses Vido ansehen: Blogs – einfach erklärt in verständlichem Deutsch (3:04 min, Jörg Weisner)

Die bekannsteste und verbreitetse frei Software für Blog-Systeme ist „WordPress“ (Wikipedia Link), welches sich inzwischen vom reinen Blog-System zu einem Content-Management-System mit unzähligen Erweiterungen (Plug-Ins) entwickelt hat, mit dem sich auch komplexere (interaktive + funktionale) Websites realisieren lassen. Andererseits ist Blog-Funktionalität ebenfalls technisch einfach in bestehende Content-Management-, Collaboration-, Groupware-, Portal- und Social Intranet – Lösungen zu integrieren, so dass diese heutzutage die Blogging-Funktionalität integriert haben.

Was ist Microblogging:

Mikroblogging (Wikipedia-Link) ist sicher durch den öffentlichen „Microblogging“-Dienst Twitter (Wikipedia-Link) , der mit Kurznachrichten von max. 140 Zeichen arbeitet, bekannt. Aber wie können diese Kurznachrichten innerhalb eines Unternehmens Nutzen bringen. Dazu hier ein Erklärvideo am Beispiel der Enterprise-Microblogging-Lösung „Communotes“: „Communote Enterprise Microblogging“ (2:34 min, Communote)

Am Beispielvideo ist zu sehen, dass es neben dem öffentlichen Microblogging-Diensten wie Twitter auch Enterprise-Software Lösungen gibt, die sich in die interne IT integrieren lassen. Wie Blog und Wiki sind auch Microblogs (und die zugehörigen „Activity Streams“, die in einer Liste durchlaufenden Nachrichten) Bestandteil vieler  Collaboration-, Groupware-, Portal- und aller Social Intranet – Lösungen.

Weiterfürende Informationen und Video – Tipps:

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Ist-Analyse

Ist-Analyse

Die Ist-Analyse ist ein wichtiger Bestandteil der Wissensmanagement-Strategie. Dabei geht es darum Stärken und Schwächen im Umgang mit Wissen in der Organisation zu identifizieren und daraus im Abgleich mit den Wissensmanagement-Zielen mögliche Handlungsfelder zu definieren.

Dies ist keineswegs eine einmalige Aktivität, sondern Bestandteil einer Strategieentwicklung, um die Wirksamkeit und die Zielgerichtetheit der Maßnahmen zu bewerten und diese ggf. anzupassen und zu ergänzen.

Zur Ist-Analyse gibt es mehrere Möglichkeiten, darunter:

Einen kurzen so genannten Fitness-Check als Einstieg bietet das ProWis-Projekt.

Die Wissensbilanz wird ebenfalls oft als Analyse-Instrument angeführt. Unseres Erachtens eignet sich dieses Werkzeug jedoch eher für eine Wirkungsmessung/Controlling und wird deshalb unter diesem Abschnitt aufgeführt.

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Wissensverlust (z. B. durch Ausscheiden)

Wissensverlust (z. B. durch Ausscheiden)

Ein mögliches Handlungsfeld für Wissensmanagement ist es, Wissensverlust für die Organisation zu vermeiden. Ein großes Risiko stellt hier das Ausscheiden von Mitarbeitern oder in größeren Organisationen auch der interne Wechsel dar. Hierbei geht oft wertvolles Erfahrungswissen verloren, weil es im Rahmen eines kontinuierlichen Wissensmanagement im Vorfeld ungenügend dokumentiert und mit anderen geteilt wurde (Wissensinsel Experte).

In den letzten Jahren hat dieses Handlungsfeld durch den demografischen Wandel stark an Bedeutung gewonnen.
Interessante Informationen zum demografischen Wandel und dessen Auswirkungen auf Unternehmen bietet dieser Artikel, der unterschiedliche Studien überblicksartig zusammenfasst.

Methoden, dem Wissensverlust durch Personalwechsel oder -abgang zu vermeiden, sind beispielsweise:

Weiterführende Materialien:

Aufgrund der Bedeutung, die das Thema „Erfahrungsweitergabe“ für fast alle Organisationen hat, gibt es dazu zahlreiche ausführliche Betrachtungen. Auf einige kompetente Beiträge dazu wird hier verwiesen:

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Wissensinseln

Wissensinseln

Mit Wissensinseln oder auch Wissens-Silos werden einzelne Personen, Teams oder auch Bereiche und Abteilungen bezeichnet, die ihr Wissen nach außen nicht teilen.

Die Konsequenzen oder Risiken von Wissensinseln in einer Organisation sind.

  • Verlust von Wissen beim Personalwechsel, Ausscheiden von Mitarbeitern
  • Prozessineffizienz, weil notwendige Informationen im Prozess nicht durchgängig weitergegeben werden
  • lückenhaftes oder nur eingeschränktes Lernen aus Erfahrungen, weil die daraus gewonnenen Lessons Learned / Good Practices nicht geteilt werden
    • dadurch Wiederholen von Fehlern, Neuerfindung des Rads
  • reduzierte Innovationskraft, weil das Potenzial der kollektiven Intelligenz ungenügend genutzt wird

Methoden, Wissensinseln aufzulösen bzw. am besten gar nicht erst entstehen zu lassen, sind beispielsweise:

Und schließlich ist auch hier die Organisationskultur und mit ihr die Führungskultur ein entscheidender Faktor. Denn dort, wo Offenheit und Teilen gelebte Kultur sind, haben es Wissensinseln schwer.

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Wissensfluss im Prozess

Wissensfluss

Die Effizienz und Effektivität von Prozessen wird oft dadurch eingeschränkt, dass notwendige Informationen und notwendiges Wissen nicht entlang der Prozesskette weitergegeben werden. Das kann an Wissensinseln innerhalb dieser Prozesskette liegen, an zu überschreitenden Team- und Abteilungsgrenzen, aber schlicht auch daran, dass dem Wissensfluss als gewissermaßen Schattenprozess des eigentlichen Geschäftsprozesses keine Aufmerksamkeit gewidmet wird.

Bei Letzterem kann eine wissenszentrierte Geschäftsprozessanalyse ein erster Schritt hin zu einer Verbesserung des Wissensflusses sein oder die von Dr. Peter Heisig im Rahmen des ProWis-Projektes entwickelte GPO-WM-Analyse.

Weitere Maßnahmen zur Verbesserung des Wissensflusses in Prozessen sind beispielsweise:

Und natürlich hängt auch bei diesem Thema viel von einer kommunikativen und durchlässigen Wissenskultur ab.

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Organisationskultur

Organisationskultur

„Die Wissenskultur ist eine der größten Herausforderungen beim Aufbau des Wissensmanagements,“ so Prof. Bettina Sollberger.

Dieses schöne Erklärvideo (Dauer 9:44 Min) zeigt anschaulich, was unter „Wissenskultur“ zu verstehen ist und wie diese in einer Organisation unterstützt werden kann, einschließlich einer Erklärung der Begriffe „Kultur“ und „Wissen“ sowie am Ende einer Liste mit weiterführenden Literaturempfehlungen:

In der  WMOOC-Live Session „Teilen erwünscht! So etablieren Sie eine Wissensteilungskultur im Unternehmen“ stellt Kristin Block das Thema Wissensteilungskultur in Unternehmen und Organisationen vor. Es geht um den Nutzen der Wissensteilung, die Hindernisse, welche die Teilung von Wissen erschweren und was das Wissensteilen positiv beeinflusst. Dauer (56:54min):

Index zum Video:

  • 0:00 min : Begrüßung & Vorstellung (Gabriele)
  • 1:20 min : Vorstellung (Kristin)
  • 4:00 min : Einführung „Teilen erwünscht!“
  • 5:34 min : drei Phänomene, die die Teilung und Verteilung von Wissen erschweren
  • 6:01 min : Wissensinseln
  • 8:12 min : Wissen ist Macht Denke
  • 12:00 min: Welche Einflussfaktoren könnten das Teilen von Wissen positiv beeinflussen?
  • 21:40 min: Rahmenbedingungen um Wissen in Fluss zu bringen
  • 22:34 min: Wissensteilungskultur
  • 24:24 min: 7 Erfolgsfaktoren
  • 36:41 min: Tipps aus der Praxis
  • 41:10 min: Beginn Fragen & Antworten
  • 41:49 min: Wie kann ich die innere Haltung beeinflussen? mit Bezug auf: Was habe ich persönlich von der Wissensteilung?
  • 44:43 min: Wie gehe ich mit Mitarbeitern um, die vom Typ her nicht so mitteilsam sind? Lasse ich sie entsprechend ihres Typs Mensch sein, oder wie bekomme ich diese zur Wissensteilung?
  • 47:11 min: Wie beeinflusst die Digitalisierung die Wissensteilung? Wird es eher mehr, weil es einfacher geht, oder weniger, weil es ins digitale Nirvana geht?
  • 50:15 min: Was waren in den letzten Jahren Deine eigenen Erfahrungen aus denen Du heute Dinge anders siehst und erläuterst?
  • 53:22 min: Werden die Wissensgeber nicht eher immer mehr zum Lernbegleiter?
  • 56:16 min: Verabschiedung

Und noch ein Video (Dauer 10:17 Min) eines Vortrags von Kristin Bock zu den Eckpfeilern einer wissensförderlichen Organisationskultur:

  • Ressourcen
  • Kompetenz
  • Spielräume
  • Vertrauen
  • Kommunikation
  • Sinn

Und schließlich noch ein empfehlenswerter Artikel von Prof. von Guretzky und Gabriele Schiller zu „Bausteinen für eine innovationsorientierte, wissensbasierte Unternehmenskultur“.

Einige Methoden, über die Einfluss auf die Kultur genommen werden kann, an dieser Stelle.

Denkaufgabe:

Wie würden Sie die momentan herrschende Kultur in Ihrer Organisation beschreiben? Wo sehen Sie deren Stärken und Schwächen hinsichtlich des Umgangs mit Wissen?

Was könnten Merkmale einer wissensorientierten, wissensförderlichen Führung sein?

 

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Überblick über Experten + Datenbestände

Überblick über Experten + Datenbestände

Woran die Mitarbeiter einer Organisation oft am stärksten leiden, ist der fehlende Überblick über die Datenbestände und Experten / Ansprechpartner in der Organisation, weil dies das tägliche Arbeiten direkt beeinflusst und zu Ineffizienz und Frust führt. Daher ist dieses Handlungsfeld oft ein guter Startpunkt für das Wissensmanagement, denn es bietet einen klar wahrnehmbaren Nutzen für die meisten Mitarbeiter.

Es gibt zahlreiche Studien – fast alle allerdings von Anbietern von Suchmaschinen oder ähnlichen Information Management and retrieval Technologien – dazu, wie viel Zeit Mitarbeiter für die Suche nach Informationen verwenden. Die Werte liegen bei allen zwischen 15-30 %.  Eine dieser Studien aus 2005 finden Sie hier oder – zusammengefasst – in diesem Beitrag.

Maßnahmen, den Überblick über Datenbestände und Experten zu verbessern, sind beispielsweise:

Außerdem sind unter Suchen & Finden noch einige Ansätze zusammengestellt.

Kommentare/Hinweise:
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Lernen aus Erfahrungen

Lernen aus Erfahrung

Übergeordnetes Ziel des Wissensmanagements ist die Entstehung einer Lernenden Organisation. Dabei ist das Lernen aus eigenen Erfahrungen, also aus Fehlern und Misserfolgen genauso wie aus Erfolgen, um Beispiel in Projekten, eine wesentliche Grundlage. Dort, wo einer Organisation Wissen fehlt, kann dies natürlich extern erworben werden, aber eben auch intern erlangt werden durch die systematische und gezielte Reflexion der eigenen Erfahrungen.

Methoden, die das Lernen aus Erfahrungen unterstützen, sind beispielsweise:

Und natürlich ist auch hier die Organisationskultur wieder ausschlaggebend für den Erfolg der Maßnahmen, denn, dort wo über Fehler und Misserfolge nicht offen gesprochen und gemeinsam nachgedacht werden kann, kann auch kein echtes (soziales und organisationales) Lernen stattfinden.

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