Damit Wissensmanagement erfolgreich eingeführt und nachhaltig einen Nutzen entwickeln kann, sollten mögliche Barrieren bzw. Erfolgsfaktoren möglichst früh erkannt und entsprechende Maßnahmen in die Strategieentwicklung und Maßnahmenplanung einbezogen werden. Es gibt für die Einführung von Wissensmanagement kein Patentrezept, Konzeption und Einführung müssen auf die jeweilige Organisation abgestimmt sein. Es gibt aber Erfahrungswerte zu Erfolgsfaktoren und Barrieren.

Mögliche Barrieren dargestellt entlang des MOT-Modells, also in den Dimensionen Technik, Organisation und Mensch, sind:

Barrieren hinsichtlich der Technik:

• IT-Werkzeuge im Wissensmanagement werden nicht oder nur wenig genutzt, weil sie als nicht benutzerfreundlich, nicht unterstützend oder zu aufwändig wahrgenommen werden.
• Die ausgewählten IT-Werkzeuge sind nur ungenügend in die vorhandene Infrastruktur integriert bzw. integrierbar.
• Insgesamt wird Wissensmanagement als rein technisches, nicht als ganzheitliches Thema verstanden, sodass es nur einen Teilnutzen erzielen kann.

Barrieren in der Dimension Organisation sind:

• Wissensmanagement wird strategisch keine oder nur eine geringe Bedeutung beigemessen. In der Konsequenz hat es nur eine geringe Priorität und damit fehlt in der Regel die Zeit für entsprechende Aktivitäten (Zeit muss man sich nehmen).
• Wissensmanagement ist mit zu wenig Ressourcen, zeitliche, personelle und finanzielle, ausgestattet, sodass viele notwendige Maßnahmen nicht oder nur ungenügend umgesetzt werden können.
• Es gibt wenig Sensibilisierung, Aufklärung und Schulung hinsichtlich Wissensmanagement, sodass die Mitarbeiter es wenig nutzen.
• Wissensmanagement-Prozesse und Methoden werden wenig genutzt, weil sie nicht bekannt sind oder als nicht unterstützend oder zu aufwändig wahrgenommen werden bzw. ihr Nutzen nicht ersichtlich ist.
• Führung unterstützt Wissensmanagement und damit eine produktive Wissensarbeit nicht ausreichend.

Mögliche Barrieren hinsichtlich des Menschen:

• Mitarbeiter sind nicht motiviert sich im Wissensmanagement zu engagieren bzw. die angebotenen Rahmenbedingungen zu nutzen.
• Es herrscht eine wenig wissensförderliche Kultur, z. B. eine „Wissen ist Macht“-Haltung oder Wissen aus anderen Hierarchiestufen ist nicht akzeptiert.
• Ziele und damit der Nutzen für den Einzelnen sind nicht ausreichend definiert.
• Es gibt sprachliche oder kulturelle Barrieren, z. B. hinsichtlich eines länderübergreifenden Wissensaustausches.

Was sind dagegen die Erfolgsfaktoren?
Im Folgenden 10 goldene, auf Erfahrungswerten beruhende Regeln:

1. Wissensmanagement ist ein strategisches Thema, es genügt nicht einzelne Maßnahmen punktuell umzusetzen. Ein solches Vorgehen ist oft nicht nachhaltig. Wissensmanagement braucht eine klare Strategie, um die Fragen nach dem „Warum tun wir das?“ und „Wozu tun wir das?“ schlüssig zu beantworten. Diese sollte klar formulierte Ziele und Nutzenerwartungen kommunizieren. Denn dies sind zum einen wesentliche Faktoren für eine Erfolgsmessung, zum anderen zentrale Argumente, um sowohl die Führung als auch die Mitarbeiter zu überzeugen und zu motivieren.
2. Wissensmanagement sollte ganzheitlich konzipiert sein. IT-Lösungen decken nur bestimmte Aspekte ab und auch nur das so genannte explizite Wissen, also eher Daten und Informationen, nicht aber das wichtige personale Wissen, z. B. das Erfahrungswissen.
3. Es lohnt sich, zu berücksichtigen, was im Unternehmen schon vorhanden ist. Oft reicht es aus, bereits vorhandene und eingeführte Instrumente im Sinne des Wissensmanagements zu optimieren.
4. Um sicher zu stellen, dass die richtigen Schwerpunkte gesetzt und möglichst pragmatische Maßnahmen entwickelt werden, die soweit möglich in den eigentlichen Arbeitsprozess integriert sind, sollte die (Weiter-)Entwicklung einer Wissensmanagement-Strategie ein partizipativer Prozess sein, an dem die (betroffenen) Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv mitwirken. Dies garantiert nicht nur eine zielgenaue, sondern auch weit akzeptierte Lösung.
5. Führungskräfte sollten von Anfang an einbezogen sein, denn diese spielen eine entscheidende Rolle für einen nachhaltigen Erfolg. Beispielsweise über spezifische Workshops können diese für Wissensmanagement, die Bedeutung der Ressource Wissen und ihrer eigenen Rolle dabei sensibilisiert werden.
6. Auch andere Stakeholder, beispielsweise der Betriebsrat, der Personal- oder IT-Bereich usw. sollten rechtzeitig informiert und ggf. für Abstimmungen herangezogen werden.
7. Die Einführung von Wissensmanagement sollte durch ein angemessenes Change Management begleitet werden, d.h. durch angemessene Kommunikationsmaßahmen und ggf. ein Anreizsystem. Vor allem bei der Konzeption eines Anreizsystems sollten die Führungskräfte einbezogen werden, denn Anreize im Wissensmanagement sind in der Regel weniger monetär als immateriell, z. B. Anerkennung und Wertschätzung seitens der Führungskraft.
8. Ein klares Bild über die herrschende Unternehmenskultur und darüber wie förderlich diese ist, ist ebenfalls grundlegend. Wenn als Teil des Change Management auch ein Kulturwandel initiiert werden soll, z. B. weg von einer „Wissen ist Macht“- hin zu einer „Wissen ist zum Teilen da“-Haltung, sollten auch dafür klare so genannte normative Ziele formuliert und diese mit konkreten Maßnahmen (Workshops, Schulungen usw.) hinterlegt sein.
9. Wissensmanagement sollte mit ausreichend Ressourcen ausgestattet sein und eine entsprechende Organisation (Governance-Struktur) etabliert sein, und zwar sowohl temporär als Projektorganisation während der Einführung als auch dauerhaft für den späteren Betrieb.
10. Und schließlich: Der Erfolg sollte gemessen werden und über entsprechende Berichterstattung der Nutzen der Wissensmanagement-Maßnahmen sichtbar gemacht werden.

Bedeutung der Erfolgsfaktoren:

Basierend auf einer umfassenden Studie mit kleinen und mittleren Unternehmen aus 2005 bringen Wong und Aspinwall die oben angesprochenen Erfolgsfaktoren in eine Reihenfolge:

1. Rolle der Führungspersonen
2. Organisationskultur
3. Wissensmanagement-Strategie
4. Ressourcen
5. Prozesse und Aktivitäten
6. Training der Mitarbeitenden
7. Human Resource Management
8. Informationstechnologie
9. Anreizsysteme
10. Organisationale Infrastruktur

[Vgl. Wong, K. Y.;  Aspinwall, E. (2005): An empirical study of the important factors for knowledge-management adoption in the SME sector. Journal of Knowledge Management, 9 (3). S. 64-82]

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