Das „World Café“ und in abgewandelter Form das „Knowledge Café“ gehören zu den „offenen Methoden“ und haben das entsprechende Nutzenpotential für die Wissenskutur des Unternehmens, ergänzend zur speziellen fachlichen Zielsetzung.

Für beide Methoden gibt es eine gute Erklärung auf Wikipedia, wobei ich die „Knowledge Café“ Erläuterung für deutlich besser halte, zudem für mich der Unterschied beider Methoden in der realen, praktischen Anwendung gering ist:

• World Café
• Knowledge-Café

Der Einsatzbereich eines World-/Knowledge-Cafés ist recht breit, von der besseren Vernetzung der Mitarbeiter über die Lösungsfindung für Probleme, die Erlangung eine gemeinsamen Verständnisses, der Zusammentragung aller wichtigen Aspekte eines Themas bis zur Ideengenerierung für neue Produkte. Je nach spezieller Zielsetzung ergeben sich die konkreten Themen und Ergebnis-Erwartungen. Die Dauer variert (wieder je nach Zielsetzung) zwischen 1-3 Stunden. Die Teilnehmerinnenzahl sollte mindestens 12 Personen betragen.  Es sind aber auch Knowledge-/ World-Cafés mit mehr als 100 Personen möglich.

Der grundlegende Ablauf ist:

• Es gibt zwei oder mehrere Tische mit jeweils zwischen 4-12 Plätzen, die mit einer Papiertischdecke (und Stiften) ausgestattet sind.
• Jeder Tisch hat eine Gastgeberin (bzw. „Host“) der das konkrete Thema des Tisches am Herzen liegt und die dieses betreut. Sie bleibt deshalb während des ganzen Ablaufs an diesem Tisch. Das Thema wird meist in die  Mitte auf die Tischdecke geschrieben.
• Die Teilnehmer eines World- oder Knowledge Café verteilen sich etwa gleichmäßig auf die Tische  an denen sie ca. 20-44 min (Dauer/Periode wird vorher festgelegt) das Thema des jeweiligen Tisches bearbeiten.
• Auf ein Signal, nach Ablauf der Dauer wechseln die Personen zu einem anderen Tisch, wobei sie sich auch neu mischen.
• Dort erhalten sie von der Gastgeberin eine kurze Zusammenfassung/Einführung in das vorangegangene Teamergebnis und arbeiten für die vereinbarte Periode daran weiter.
• Insgesamt sollte der Tischwechsel möglichst nicht mehr als 2mal (= Mitarbeit an ingesamt drei Themen) stattfinden, da sonst die Konzentration stark nachlässt.
• Am Ende fassen die Gastgeberinnen die grundlegenden Ergebnisse ihrer Tische vor allen Teilnehmern zusammen.

Je nach ursprünglicher Zielsetzung des Knowledge- bzw. World-Cafés kann dann mit den erzielten Ergebnissen weitergearbeitet werden (oder auch nicht).

Ergänzende Hinweise für eine erfolgreiche Durchführung eines World- oder Knowledge Cafés:

• Jede Teilnehmerin kann an der Ergebnissammlung, auf der Papiertischdecke „mitschreiben/mitzeichnen“. Die Form einer Mind-Map rund um das Thema in der Mitte hat sich bewährt.
• Mit Bleistift oder Kugelschreiber kann jeder Teilnehmer vor sich auf der Tischdecke Notizen und Stichworte zu seinen Gedanken notieren, damit er sich erinnert, solange andere Teilnehmerinnen gerade ihre Gedanken erläutern und noteren.
• jede (auch unsinnig erscheinende Meinung) wird notiert. Abwegige Ansichten gibt es nicht, sondern sie sind in der Ideensammlung erwünscht.
• Die Gastgeberinnen bzw. Hosts der Tische sollten sich mit dem Thema identifizieren (die Themen sollten „ihr Baby“ sein). Sie sollten aber möglichst vor allem moderierend in den Kreativitätsprozess ihrer Teilnehmer eingreifen. Sie möchten den Input der Teilnehmer und NICHT ihre Meinung an die Teilnehmer vermitteln.
• Nicht jeder Teilnehmer muss auch an jedem der Thementische gewesen sein.
• Bei großer Teilnehmerzahl, kann auch an mehreren Tischen das gleiche Thema bearbeitet werden. Dann sollten beim Tischwechsel die Teilnehmer einfach erkennen können, dass sie jeweils zu einem anderen Thema wechseln.
• Die Themen sollten die Teilnehmerinnen zur Mitarbeit motivieren und zur Zielsetzung des Knowledge-/ World Cafés passen (sollte eigentlich selbstverständlich sein).

Abwandlungen in grober Anlehnung an den World Café Ansatz, die sinnvoll sein können:

• Papiertischdecken und Stifte auf allen Tischen Café-Ecken und Kantinen der Organisation einführen, damit Mitarbeiter diese bei Bedarf nutzen können, um Ideen zu entwickeln und festzuhalten.
• Meeting mit nur einem Tisch mit Papiertischdecke mit max. 12 Personen und max. 45 min Dauer und einem Thema, nach gleichen Regeln nur ohne Tisch- und Themenwechsel .

Weiterführende Informationen:

Ein sehr gutes englischen Video zu  Prizipien und Grundregeln eines Worl Cafés ist: „World Cafe Guidelines & Principles“ (4:58 min, OurEllipses)

David Gurteen, der Erfinder der „Knowledge Cafés“ erklärt im folgenden Video überzeugend einige Ideen und Prizipien seines Knowledge Cafés: „David Gurteen about his Knowledge Café“ (6:42 min, David Gurteen, hochgeladen von Susan Filmt)

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Kommentare/Hinweise:
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