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Modul 2

WM einführen

Wie kann Wissensmanagement erfolgreich eingeführt und nachhaltig betrieben werden?

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat zur Beantwortung dieser Frage  im Jahr 2013 einen Leitfaden veröffentlicht, der sich zwar explizit an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) richtet, das dargestellte Vorgehensmodell ist jedoch so allgemein gehalten, dass es auch auf größere Organisationen anwendbar ist.

Einen ebenfalls sehr generischen Ansatz – der auch auf andere Themen als Wissensmanagement anwendbar ist – haben Dr. Angelika Mittelmann und Dr. Irene Häntschel mit dem K2BE-Ansatz entwickelt.


Denkaufgabe:

Was ist / könnte in Ihrer Organisation Anlass sein, Wissensmanagement einzuführen?
Wo sehen Sie ggf. Risiken?
Wer sind die Stakeholder für ein solches Vorhaben?


Wissensmanagement-Strategie als Grundlage

Grundsätzlich gilt: Um Wissensmanagement erfolgreich einzuführen, sollte es auf eine Wissensmanagement-Strategie gegründet sein.   Eine solche Strategie schafft eine nachhaltige Legitimierung für Wissensmanagement und damit Akzeptanz und Motivation. Darüber hinaus ist sie die Grundlage für ein zielgerichtetes und aussagekräftiges Wissensmanagement-Controlling. 

Wissensmanagement lebt vom Mitmachen. Nur wenn Mitarbeiter ihr Wissen teilen, kann Wissensmanagement erfolgreich sein. Partizipation ist damit ein wesentlicher Grundsatz. Es empfiehlt sich daher, die Wissensmanagement-Strategie in einem Team mit Vertretern aus möglichst allen betroffenen Bereichen sowie mit Vertretern des Managements zu erarbeiten. So ist sichergestellt, dass Ziele realistisch formuliert sind, die Ist-Analyse zutreffend ist und die Maßnahmen pragmatisch und angemessen sind. Darüber hinaus sind somit von Anfang an Mitstreiter in anderen Bereichen mit im Boot, die dort das Thema vertreten und vorantreiben.


Denkaufgabe:

Wer wäre bei Ihrem Wissensmanagement-Projektteam konkret mit an Bord?


Wichtige Schritte sind:

  1. Sicherstellen, dass seitens der Führung ein Mandat vorhanden ist, eine Wissensmanagement-Strategie zu erarbeiten.
  2. Klären, welche Erwartung die Führung an eine solche Strategie hat, schließlich wird diese als Entscheidungsgrundlage dienen.
  3. Ein interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen.
  4. Workshops organisieren, um die Strategie gemeinsam zu erstellen.
  5. Strategie der Führung vorstellen und freigeben lassen.

Die Einführung von Wissensmanagement ist ein Projekt und sollte auch als solches – mit den notwendigen Ressourcen – aufgesetzt werden.

Natürlich kann Wissensmanagement auch gewissermaßen „von unten“ eingeführt werden über einzelne von Bereichen oder Mitarbeitern initiierte Maßnahmen. Diese Maßnahmen entfalten auch in der Regel in einem begrenzten Umfeld ihre Wirkung, doch selten organisationsweit und selten dauerhaft. Um Wissensmanagement nachhaltig einzuführen und das Nutzenpotenzial tatsächlich auszuschöpfen, braucht es eine Wissensmanagement-Strategie, die den Rahmen für die einzelnen Maßnahmen gibt und dafür sorgt, dass diese aufeinander abgestimmt sind und, wo möglich, ineinander greifen. Bestehende Einzelmaßnahmen sollten in diese Strategie, wo sinnvoll, integriert und keinesfalls „übergebügelt“ werden.


Denkaufgabe:

Sehen Sie in Ihrer Organisation solche Einzelmaßnahmen, die in eine umfassende WM-Strategie integriert werden sollten?


Begleiten Sie die Einführung von Wissensmanagement außerdem aktiv durch gezielte Kommunikation und Maßnahmen des Change Management.  Übrigens: Die normativen Ziele aus der Wissensmanagement-Strategie sind ein guter Ansatzpunkt, um mit den Führungskräften Grundsätze einer wissensorientierten Führung zu diskutieren und sie dafür zu sensibilisieren.


Denkaufgabe:

Was zeichnet eine wissensorientierte Führung aus?

Wie würden Sie Führung heute in Ihrer Organisation beschreiben?


Weiterführende Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):

In der Live Session zum Ende des ersten Moduls im WMOOC 2016 hat Dr. Angelika Mittelmann anregend und anschaulich über ihre Erfahrungen bei der Einführung von Wissensmanagement bei der voestalpine gesprochen. Die relevante Passage hinsichtlich der Einführung und verschiedener Lesson Learned beginnt ab
Min 11:35 (Gesamtdauer 51:01 Min):

Und auch in der Live Session zum Ende des 2. Moduls des WMOOC 2016 ging es mit Gabriele Vollmar um Fragen der erfolgreichen Einführung (Gesamtdauer 49:14 Min):


Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).

Handlungsfelder

Die Identifikation potenzieller Handlungsfelder, also „wo in der Organisation stiften wir mit Wissensmanagement (den größten) Nutzen?“, ist ein wesentlicher Bestandteil einer Wissensmanagement-Strategie. Sie beruht auf einer Ist-Analyse der Stärken und Schwächen und bestimmt, gemeinsam mit den Wissensmanagement-Zielen das eigentliche Maßnahmen-Portfolio.

Typische Handlungsfelder sind:

Hinzu kommt als eigenes umfassendes Handlungsfeld:


Denkaufgabe:

Wo sehen Sie – spontan – in Ihrem Kontext / Ihrer Organisation die 3 wichtigsten Handlungsfelder? Warum?

Wo sehen Sie diese bezogen auf Ihr persönliches Wissensmanagement?


 


Kommentare/Hinweise:
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Wissensmanagement IT – Tools / Lösungen

Auf  verschiedenen Wissensmanagement IT-Tools wird in den Unterabschnitten vertieft eingegangen.

Bei der Zuordnung einzelner IT-Lösungen zu den  Bereichen, kommt es zu Überschneidungen, was u.a. mit der Verknüpfung und Vernetzung unterschiedlicher Wissens-Typen (Informations-Typen) zu tun hat, wie in der folgenden Grafik angedeutet:

Wissens-Vernetzung
(zur größeren Darstellung bitte auf die Grafik klicken)

Einige Lösungen passen deshal, oder aufgrund des Funktionsumfangs gleich in mehrere Bereiche. Teilweise lassen sich Tools auch zu unterschiedlichen fachlichen Zwecken einsetzen.

Deshalb erfolgte die Zuordnung teilweise willkürlich, aber nach derzeitigen Überlegungen bestmöglich.


Kommentare/Hinweise:
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Change-Management

Die Einführung von Wissensmanagement bedingt einen mitunter tiefgreifenden Wandel der Organisation und damit auch des Einzelnen:

  • eine neue Strategie, neue Ziele sollen umgesetzt werden
  • Strukturen und Prozesse werden verändert
  • neue Werkzeuge und Systeme werden eingeführt
  • Verhaltensweisen sollen sich verändern

Das Change oder Veränderungsmanagement soll diese Veränderung aktiv begleiten und unterstützen durch:

Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf einer allmählichen Veränderung der Organisations- und Führungskultur.

Weiterführende Materialien, wenn Sie sich näher mit den Grundlagen des Change Management beschäftigen wollen:

  • ausführliche Begriffsdefinition mit zahlreichen Verweisen aus Das Wirtschaftslexikon; nicht einfach zu finden, weil dort unter Management des Wandels

Hilfreich im Change Management ist es, sich die Phasen des Veränderungsprozess bewusst zu machen. Dazu gibt es zahlreiche Modelle, drei der bekanntesten sind:

  • die emotionalen Reaktionen in den 7 Phasen der Veränderung (Dauer 11.33 Min)
  • das 3-Phasen-Modell nach Kurt Lewin
  • das 8-Stufen-Modell nach John Kotter, hier an einem anschaulichen Beispiel erläutert (Dauer 9:34 Min)

 


Kommentare/Hinweise:
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WM-Strategie

Eine Wissensmanagement-Strategie beantwortet die Frage nach dem:

  • Was (Was ist Wissensmanagement für uns?)
  • Wozu (Wozu sollen wir uns hier engagieren?)
  • Warum (Warum beschäftigen wir uns mit Wissensmanagement, investieren wir in dieses Thema?)
  • Wie (Wie und mit welchen Maßnahmen gestalten wir Wissensmanagement und wollen wir die Ziele erreichen?)

Sie liefert eine nachhaltige Legitimation und dadurch Akzeptanz und Motivation für das Wissensmanagement und ist die wesentliche Grundlage für ein Controlling.
Das Controlling liefert wertvolle Anhaltspunkte hinsichtlich der Umsetzung der Strategie und für ein regelmäßiges Strategie-Review. Denn Rahmen- und Umweltbedingungen verändern sich. Eine Wissensmanagement-Strategie sollte daher, wie jede andere Strategie regelmäßig hinterfragt und ggf. angepasst werden:

  • Wurden die Ziele erreicht?
  • Wurde der intendierte Nutzen erzielt?
  • Sind die eingeführten Maßnahmen akzeptiert und wirksam?
  • Sind die Ziele noch passend?

Die Grafik zeigt, aus welchen Elementen sich eine Wissensmanagement-Strategie zusammensetzt:

Elemente einer Wissensmanagement-Strategie
Elemente einer Wissensmanagement-Strategie

MindMap als PDF-Datei: elemente-einer-wissensmanagement-strategie

Die einzelnen Elemente sind jeweils in eigenen Abschnitten auf dieser Website erläutert.

Hinweise zur Erarbeitung einer Strategie bietet der Abschnitt „Wissensmanagement einführen„.

Eine interessante Übersicht unterschiedlicher Wissensmanagement-Strategien, ja nach konkreter Unternehmenssituation, bietet in Anlehnung an Gabi Reinmann diese Übersicht.

Zusätzliche Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):

  • Bei den Praxisbeispielen zeigt das Video der Live Session mit Festo,  wie ein Unternehmen ganz konkret das Thema Wissensmanagement strategisch angeht:


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Wirkungsmessung / Controlling

Unter dem Stichwort „Controlling“ können zwei Intentionen gefasst werden, die im Folgenden – der Klarheit halber – getrennt betrachtet werden sollen:

  • die eigentliche Wirkungsmessung der Wissensmanagement-Maßnahmen
  • die Messung / Bewertung des so genannten Intellektuellen Kapitals

Zur Wirkungsmessung im engeren Sinne gehören die Beiträge:

Zur Messung / Bewertung des Intellektuellen Kapitals gehören die Beiträge:


Kommentare/Hinweise:
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IT-Unterstützung

Warum Informationstechnologie (IT) so wichtig ist

Informations- und Telekommunikationstechnik (ITK) ist nicht nur ein Hilfsmittel, sondern eine Triebkraft für Wissenmanagement,  lernende Organisationen und die persönliche Entwicklung, die jedoch ohne den individuellen Vorteil für den einzelnen Menschen den potentiellen Nutzen nicht nachhaltig entfalten kann.

Wenn ITK so eine wichtige Rolle spielt, ist es sinnvoll, sich systematisch damit auseinanderzusetzen, was zu den folgender Themenstruktur geführt hat:

Weiterführende Informationen:

Wer sich kritisch mit dem Thema „digitale Entwicklung“ und den möglichen Folgen der IT-Entwicklung auseinandersetzt, für den ist evtl.  der  folgende Denkanstoß mit einem Blick in die Glaskugel interessant.

Warnung: Auf die Frage: „Ist das Folgende ernst gemeint?“ lautet die Antwort: „Das spielt keine Rolle. Es soll ein Denkanstoß sein, ein Anreiz, allgegenwärtige Wahrheiten zu hinterfragen und sich eine eigene Meinung zu bilden.“

Um ein Ziel motiviert zu verfolgen und zu wissen, wo die Reise hingehen soll, ist eine Vision hilfreich. Wie sieht so eine positiveIT-Zukunftsvision aus, in Zeiten in denen Smartphones, Soziale Netzwerke und Web 4.0 nahezu unumstritten sind . Das Video enthält Dirk Liesch’s Zukunftsvision des „Leben 5.0“ (6:58min):Vision Leben 5.0

Die Vision macht deutlich, welche wichtige Rolle Serious Games, Virtualisierung, 3D Entwicklungen, Sensortechniken, Big Data, künstliche Intelligenz, die Optimierung der Mensch-Maschine Schnittstellen, die Cloud und das „Internet of Things“ (IoT) für unsere Zukunft und Sicherheit haben. Es wird klar, wie wichtig es für unsere zukünftige Selbstverwirklichung ist, dass wir heute „nichts zu verbergen haben“, so dass unsere Wünsche (Profile) so genau wie möglich bekannt werden.  Deshalb sollten wir das gegenwärtige Zwischenstadium „2.0 – 4.0“ optimistisch (positiv denkend) unterstützen und nicht als rückwärtsgewandte Bedenkenträger hinterfragen. Fortschritt lässt sich nun mal nicht aufhalten.

In diesem Sinn, viel Freude und Erkenntnisse im Kapitel „IT-Unterstützung“ (des Wissensmanagements und der lernenden Organisation). Hier geht es zur „Einführung“.

Erklärung zur Vision (falls dies für Sie hilfreich ist)

Diese Vision =  Gedankenmodell (inspiriert von der Matrix), hinterfragt den verbreiteten „Nutzen – Evangelismus“, d.h. dass alles was einen tatsächlichen Nutzen für uns Menschen bringt, sinnvoll, gut und erfolgreich ist und sich etablieren und durchsetzen wird. Wie oft wird dieses „Totschlag“-Argument in Zusammenhang mit Smartphones , Social Media, Sozialen Netzen, mit allen „4.0“-Hype-Begriffen, dem Internert der Dinge (IoT – Internet of Things), Big Data u.ä. gebracht? Wie oft wird in diesem Zusammenhang  positives Denken und Optimismus gefordert, und Bedenken werden verteufelt? Wie oft wird die unbekümmerte „Generation – Y“ als leuchtender Fortschritt gefeiert? Zu recht?

Auch ich bin mir nicht sicher, ob meine Kritik der letzten Jahre an einigen IT-Entwicklungen und vor allem deren Nutzung, sowie die darauf beruhende Entscheidung, zuerst die Ethik des Menschen und die Unternehmenskultur (Organisationskultur) ins Zentrum meiner Tätigkeit zu stellen, falsch ist. warum:

Ich glaube an Evolution und damit auch an die Weiterentwicklung von Intelligenz. Was ist wohl die nächste Evolutionsstufe nachdem die menschliche Intelligent an die Grenzen zwischen zwei Ohren stößt?  Kollektive künstliche Intelligenz?  Intelligente Maschinen? Anorganische Intelligenz?

Wenn die allgemein verbreitete „Nutzen-Argumentation“ stimmt, wäre dies tatsächlich eine mögliche Konsequenz. Wir würden aus unseren Nutzenentscheidungen schleichend diese nächste Evolutionsstufe, die der künstlichen Intelligenz erreichen. Wohl ist mir bei dem Gedanken nicht und falls sich diese Evolution schon nicht aufhalten lässt, würde ich diese Stufe gerne erst dann erreichen wollen, wenn abschätzbar ist, wie diese künstliche Intelligenz mit uns Menschen umgehen wird.

Ich bin mir auch nicht sicher, ob diese Entwicklungsstufe nicht doch wünschenswert für uns Menschen wäre. Es ist bisher nicht absehbar, dass wir einige entscheidende Herausforderungen (z.B. Überbevölkerung, Krieg, Machtmissbrauch, Unterdrückung, soziale Ungerechtigkeit, ungerechte Spaltung zwischen Arm und Reich,  und Ausbeutung, Vernichtung von Ressourcen, Umwelt und Natur, persönlicher Egoismus usw.) in den Griff bekommen. Die „Matrix“-Vison würde all diese Probleme jedoch lösen. Wir würden darüber diese Probleme mit einem realistisch erreichbaren Entwicklungsschritt innerhalb von ca. 30-90 Jahren selbst lösen können, indem wir uns der von uns geschaffenen künstlichen Intelligenz anvertrauen. Die dazu noch notwendigen technischen Entwicklungen sind inzwischen sehr überschaubar und erreichbar geworden. Technisch wird es also in überschaubarer Zeit machbar sein.

Auch der schleichende Übergang ist nicht ganz unrealistisch. Alle Entwicklungen werden zuerst mit „Notfällen“ begründet.  Stellen wir uns vor:

  • Wir müssen eine ansteckende tödliche Epedemie der Menschheit überstehen. Würden wir uns für einen Zeitraum von einigen Monaten in diese sicheren Boxen mit „virtuellem glücklichen Leben“ legen, um zu überleben?
  • Wir müssen eine Katastrope, z.B. einen Supervulkan überleben, dessen Folgen unsere Erde für 2-5 Jahre in einen Eispanzer hüllt. Wäre diese Box mit der Aussicht, diese 2-5 Jahre im virtuellen Paradies zu leben, eine Option? Schade, dass es danach vielleicht so etwas fantastisches, wie den „Yellowstone“ nicht mehr gibt.
  • Menschen mit Depressionen und akuter Selbstmordgefahr könnten über eine Zeit in diesen Boxen geheilt werden. Ist diese Heilmethode nicht ein medizinischer Meilenstein?
  • Alte gebrechliche Menschen, mit dauerhaften unerträglichen Schmerzen könnten ihre letzten Lebensjahre glücklich und menschenwürdig erleben, wenn sie durch die Box von ihrem Leid befreit werden.
  • Wir wollen zum Mars fliegen, um dort z.B. neue Rohstoffquellen zu erschließen. Wäre die Box nicht etwas um die 1-3 Jahre Flugzeit dorthin (und zurück) positiv zu gestalten? Und was ist mit der öden Umgebung auf dem Mars für die Dauer der Einsatzzeit? Wäre das Paradies in der „Box“ dann nicht die Lösung, die Zeit auf dem roten Planeten erträglich zu gestalten?
  • Die „Box“ wäre der optimale Lernort um effizient und effektiv zu lernen.  Jemand, der über die „Box“ ausgebildet wird, wäre Personen mit „konventioneller Bildung“ weit überlegen. Gäbe es Menschen, die diesen Vorteil für sich oder ihre Kinder nutzen würden?
  • Sozial abgehängte Menschen, die für den Arbeitsmarkt verloren sind (bzw. für die es nach Arbeitslosigkeit oder sozialem Abstieg keine Hoffnung mehr gibt),  verbringen heute schon viel Zeit vor dem Fernseher, stellen aber potentiell eine soziale Sprengkraft dar, die die Stabilität unserer Gesellschaft gefährden. Wären diese nicht gut im „Paradies“ der Box (also im neuen, sozialen und kostengünstigen Harz IV) aufgehoben und glücklich. Käme niemand auf die Idee, die Stabilität unserer Gesellschaft auf solch humane Weise nachhaltig und einfach zu sichern?
  • Wäre diese „virtuelle Realistät“ (wie die Fiktion in der Matrix), in der wir nicht mehr zwischen „realem Leben“ und „virtuellem Leben“ unterscheiden können (also gar nicht mehr selbst erkennen, in welchem wir uns befinden) nicht eine „Superdroge“ aus der irgendwann auch die „normalen“ Menschen nicht mehr raus wollen? Ist der Gedanke so abwegig … sobald die Box „sicher“ scheint.

Persönlich würde ich lieber eine friedliche, freie und gerechte Welt mit max. ca. 2-4 Mrd. Menschen, mit einer intakten Natur und Umwelt und nachhaltigem Leben real erleben.

Die Frage ist: Ist diese Lebensvision durch uns Menschen in der realen Welt zu meistern, oder liegt die letztendlich machbare Lösung der Probleme in der „Box“ und unserem Anvertrauen an eine künstliche Intelligenz? … und einem schleichenden Weg (Evolution) dorthin?

Die „Box“-Vision ist also für mich Drohung und Hoffnung zugleich. Mit beiden Varianten könnte ich letztendlich leben, denn die „restliche Welt und Erde“ hat nicht verdient, dass unsere Spezi „Mensch“ sie vernichtet und zerstört.

Interessante Fragen zum Thema KI und Robotik wirft auch folgendes Video auf:  Künstliche Intelligenz & Robotik – Ist eine KI der nächste Evolutionsschritt?  (9:46 min, LetsDenk)


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Wissensmanagement-Audit

In einem Wissensmanagement-Audit werden in einer breiten Befragung Stärken und Schwächen hinsichtlich des Informations- und Wissensmanagements sowie möglicher Handlungsfelder identifiziert.

Wie genau das geht, erklärt Gabriele Vollmar in diesem Video (Dauer 8’01 Min):


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SMARTe – Ziele

Grundlage einer Wissensmanagement-Strategie sind die Ziele. Diese sollten möglichst konkret und SMART sein. SMART steht dabei für:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv oder angemessen oder aktiv beeinflussbar
  • Realistisch
  • Terminiert

Wissensmanagement-Ziele sollten sich von den Zielen der Organisation ableiten, denn Wissensmanagement ist kein Selbstzweck.

In Anlehnung an das St. Gallener Management-Modell können Ziele unterteilt werden in:

  • strategische Ziele
    langfristige Ziele mit einem Planungshorizont von in der Regel 5 Jahren
  • operative Ziele
    mittel- und kurzfristige Ziele mit einem Planungshorizont von 1-3 Jahren
  • normative Ziele
    sind auf die eher langfristige Veränderung herrschender Normen, also der Organisationskultur ausgerichtet. Diese sind für das Wissensmanagement besonders wichtig, weil die Einführung von Wissensmanagement oft mit einer kulturellen Veränderung einhergeht, z. B. der Entwicklung einer Grundhaltung des so genannten Herrschaftswissens hin zu einer Haltung des Wissen-Teilens.
Ziele und Nutzenerwartungen
Ziele und Nutzenerwartungen (zur größeren Darstellung auf die Grafik klicken)

Grafik als bearbeitbare PowerPoint-Folie: Ziele und Nutzen

Wissensmanagement-Ziele sollten möglichst konkret und, vor allem auf der operativen Ebene, messbar formuliert sein. Sie sind außerdem verbunden mit Nutzenerwartungen. Eine klare Benennung und Formulierung dieser Nutzenerwartungen leistet einen wichtigen Beitrag zur Messbarkeit, zum anderen sind sie wichtig für die Akzeptanz von Wissensmanagement durch die Mitarbeiter und das Management.

Nutzenerwartungen sollten aus Sicht der Organisation, aber auch aus Sicht des einzelnen Mitarbeiters formuliert werden. Denn Aufwände für Wissensmanagement liegen auch beim Mitarbeiter, sodass diese, soweit wie möglich, durch einen ebenfalls individuellen Nutzen des Mitarbeiters gerechtfertigt werden sollten.


Denkaufgabe:

Formulieren Sie jeweils 1-2 strategische, operative und normative SMARTe Ziele für Ihre Organisation sowie die damit verbundenen Nutzenerwartungen!
Oder gerne auch für Ihr persönliches Wissensmanagement, denn auch das braucht klare Ziele!


 


 

Kommentare/Hinweise:
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Selbstbewertung nach Wissensexzellenz-Methode

Exzellente Wissensorganisation ist ein Preis, der seit 2009 mehrfach vergeben wurde, in den ersten Jahren ausgeschrieben vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie, in den letzten Jahren getragen von einer Privatinitiative.

Im Rahmen dieses Wettbewerbs wurde ein Instrument zur Selbstbewertung als Wissensorganisation entwickelt, das sich gut für eine erste Ist-Analyse, aber auch eine wiederholte Fortschrittsmessung eignet.

selbstbewertung-wissensexzellenz

Es empfiehlt sich, den Fragebogen gemeinsam in einer repräsentativen (unterschiedliche Bereiche, unterschiedliche Hierarchieebenen, unterschiedliche Zugehörigkeit zur Organisation) Gruppe zu bearbeiten oder aber von mehreren Mitarbeitern getrennt ausfüllen zu lassen und die Ergebnisse dann zusammenzuführen.


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