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Wissen dokumentieren und speichern

„Wissen dokumentieren, strukturieren und speichern“ umfasst die Methoden und Vorgehensweisen welche die Dokumentation, Speicherung, strukturierte Ablage und das Suchen und Finden von Wissen/Informationen unterstützen.

Unsere (derzeitige) Auswahl an möglichen Werkzeugen und Methoden dazu umfasst:

  • MikroArtikel
    Wissen und dessen Kontext in möglichst knapper Form
  • Topic Map / Concept Map
    Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen in Form eines Netzes
  • Wiki
    einfaches Content-Management-System für Webseiten
  • Blog
    das einfache Nachrichten-Instrument im Inter- und Intranet
  • Intelligente Ablage
    gemeinsame Standards für die Ablage zu definieren
  • Notizen
    Notizen modern und aktuell verwalten
  • Suchmaschine
    Suchen & Finden in der Organisation

Kommentare/Hinweise:
Ergänzungs- o. Änderungsvorschläge hier in der XING-Diskussion, oder (notfalls, wenn kein XING-Account gewünscht) als eMail (unbedingt mit dieser URL) an uns Autoren (Gabriele Vollmar und/oder Dirk Liesch).

Wiki

Ein Wiki ist geeignet, um Wissen im Unternehmen zu speichern und zu verteilen.

Ein Wiki ist ein einfaches Content-Management-System (Wiki-Software) für Webseiten. Benutzer von Wikis können die Inhalte – wie bei Wikipedia – lesen und online direkt ändern.

Das Ziel ist es Wissen zu Themengebieten auf einer hierfür eingerichteten Wikiseite zusammen zu dokumentieren und anderen zur Verfügung zu stellen. Es können zur Dokumentation Texte und andere Medien wie Bilder oder Video verwendet werden. Dabei gilt die Devise vorhandene Inhalte möglichst gut miteinander zu verlinken. Die Inhalte und Wikiseiten werden bestimmten Kategorien zugeordnet, so das eine Struktur entsteht und die Inhalte wiedergefunden werden. Mittels eine Suchfunktion können die Inhalte durchsucht werden.

Im Unterschied zu den Content-Management-Systemen mit einem durchdachten Berechtigungssystem (lesen, editieren, löschen), haben Wikis die Philosophie des offenen Zugriffs: jeder Nutzerkann jeden Eintrag lesen und bearbeiten. Die kritische Masse soll dafür sorgen, dass das dokumentierte Wissen richtig ist.

Viele Unternehmen setzen Enterprise Wikis (z.B. Abteilungswikis oder Projektbezogene Wikis) als Teil einer größeren Intranetlösung ein, um das Wissen der Mitarbeiter zu dokumentieren, zu teilen und gemeinsam weiterzuentwickeln. Das Ziel ist es das implizite Wissen des einzelnen Mitarbeiters zu explizitem Unternehmenswissen zu machen.

Einige Unternehmen setzen – trotz der Wiki-Philosophie der Offenheit –  zur Qualitätssicherung einen Freigabeworkflow zur Veröffentlichung von Wikiseiten ein.

Dieser Beitrag zu „Wiki“ ist auf Basis der Texte von Nadine Soyez entstanden.


Kommentare/Hinweise:
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Wissensstrukturkarte / Concept Map

Eine Wissensstrukturkarte ist eine Wissenslandkarte in Form einer Mindmap, die ein Thema in seinen Facetten darstellt.
Im Beitrag zu ‚Persönliches Wissensmanagement‘ findet sich ein Beispiel für eine solche Wissensstrukturkarte.

Concept-Map bezeichnet die Visualisierung von Begriffen (Concepts) und ihren Zusammenhängen in Form eines Netzes.  Im Gegensatz zur Wissensstrukturkarte ist sie nicht hierarchisch von innen nach außen um einen Begriff aufgebaut, sondern geht von mehreren zentralen Begriffen zu verzweigten Begriffen. Zwischen den verzweigten Begriffen können Querverbindungen bestehen, die nicht hierarchisch sind (ähnlich einem Straßennetz).
Die Elemente der Darstellung sind Rechtecke, Pfeile und Pfeilbeschriftungen. Die Rechtecke repräsentieren Begriffe. Die Pfeile markieren die Beziehungen zwischen den Begriffen. Die Pfeilbeschriftungen spezifizieren die Art der Beziehung.

Nutzen

Sowohl Wissensstrukturkarte als auch Concept Map können durch die Visualisierung das Verständnis für das Thema oder das Concept verbessern, z. B. im Wissenstransfer zu anderen. Sie unterstützen aber auch den persönlichen Lernprozess, indem sie Merkfähigkeit und Reflexion verbessern. Damit sind sie auch Werkzeuge eines persönlichen Wissensmanagements.


Denkaufgabe:

Wie wäre es? Erstellen Sie eine Wissensstrukturkarte oder Concept Map zum Wissensmanagement!


Weiterführende Materialien (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren wollen):

  • gutes Beispiel, das die Erstellung einer concept map in Form einer concept map erklärt
  • zahlreiche Beispiele für Concept Maps bei commons Wikimedia

Für die Erstellung einer Wissensstrukturkarte wird ein Mindmapping-Tool verwendet. Für die Erstellung einer Concept Map gibt es spezifische Software, z. B.:

 


 

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MikroArtikel

Ziel eines Mikroartikels ist es Wissen und dessen Kontext in möglichst knapper Form (Faustregel: 1 DIN A4-Seite) zu dokumentieren.

Struktur:

  • Thema
    Kurzcharakterisierung des Inhalts als Überschrift
  • Geschichte
    Knappe Schilderung des Sachverhalts
  • Einsichten
    Erfahrungen, die man gewonnen hat, kurz beschrieben
  • Folgerungen (optional)
    Schlüsse, die man aus den Erfahrungen zieht
  • Anschlussfragen (optional)
    Fragen, die offen geblieben sind als Denkanstöße

Anwendungsfälle:

Der Mikroartikel eignet sich gut, um

  • individuelle Lernerfahrungen zu dokumentieren, z. B. als Lerntagebuch
  • Lessons Learned zu dokumentieren (s.u.)
  • Entscheidungen zu dokumentieren
  • Lektüre zusammenzufassen

Lessons Learned als Mikroartikel:

Um Lessons Learned als Mikroartikel zu dokumentieren, kann die Struktur durch unterstützende Leitfragen ergänzt werden:

  • Überschrift mit den wichtigsten Schlagwörtern
  • Geschichte
    • Was ist konkret passiert?
    • Warum ist es passiert?
    • Was waren die negativen / positiven Folgen?
  • Lesson
    • Was habe ich / haben wir daraus gelernt?
    • Was ist die konkrete Empfehlung?
    • Was ist der Nutzen dieser Empfehlung?

 

Damit Mikroartikel dann auch genutzt werden, sollten sie leicht auffindbar – aber auch leicht erfassbar – sein. Hier bieten sich Wikis oder ähnliche Lösungen an.

 


Denkaufgabe:

Denken Sie an eine Lernerfahrung, die Sie in den letzten Wochen gemacht haben und dokumentieren Sie diese in Form eines Mikroartikels!

Geben Sie den Artikel an einen Außenstehenden weiter! Kann die Person Ihre Erfahrung angemessen verstehen und nachvollziehen?


Der Mikroartikel wurde entwickelt von Prof. Helmut Willke [vgl. Willke, Helmut (2004): Systemisches Wissensmanagement. Heidelberg]

Weiterführende Materialen (wenn Sie etwas mehr Zeit investieren möchten):


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Ablage-Standards

Nach wie vor wird in den meisten Organisationen ein Großteil des dokumentierten Wissens auf Ordner-Laufwerken zur Verfügung gestellt. Damit diese Informationen dort auch möglichst gut zugreifbar sind, empfiehlt es sich gemeinsame Standards für die Ablage zu definieren.

Die folgenden Regeln können dabei helfen:

  • Regeln für Ordnerstruktur und -benennung festlegen
  • Ordnerhierarchie möglichst flach halten
    (Faustregel: erst wenn ein Ordnerinhalt nicht mehr auf einer Bildschirmseite überschaubar ist, weiter in Unterordner aufteilen)
  • Zugriffsberechtigungen über Laufwerke und Ordner nach einem klaren und möglichst einfachen Rollenkonzept vergeben
  • Regeln für die Benennung der Dateinamen festlegen (z. B. Projekt_Dokumentart_Version)
  • Dokumente klassifizieren (z. B. Auftrag, Rechnung)
  • Suchwörter festlegen und in den Dokumenteigenschaften als Attribute zuweisen, das unterstützt die Suche
  • Verknüpfungen verwenden (Doppelablage vermeiden)

Wie gut eine Struktur auch immer ist, es gehört Disziplin dazu, sie aufrecht zu erhalten. Auch konsequentes Aufräumen (und Löschen) tragen zu einer guten Nutzbarkeit im Sinne eines einfachen information retrieval bei.

Hinsichtlich der Zugriffsrechte ist oft ein Umdenken erforderlich: Weg vom „grundsätzlich ist alles privat und dann wird der Zugriff peu à peu erweitert“ hin zu einem „zunächst ist alles offen und der Zugriff wird nur dort eingeschränkt, wo es dringend erforderlich ist“. Letzteres resultiert in deutlich transparenteren und einfacheren, auch einfacher zu administrierenden Strukturen.

 


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